Какая информация не содержится в документе прием на работу

Я решила повторить для себя основы кадрового делопроизводства, просто для тренировки мозга. И подумала: а почему бы не сделать это вместе с Вами? В результате, надеюсь, получится доступная для восприятия шпаргалка. Возможно, кто-то увидит недочеты или дополнит эту информацию в комментариях. Я буду только рада!

Начнём с приема на работу нового сотрудника.

Закончился трудоёмкий процесс подбора подходящей кандидатуры, выбор сделан. Настал момент оформления данного работника.

Этапы приёма на работу:

1. Проверка документов, предоставленных кандидатом.

В соответствии со статьей 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, (для граждан РФ, достигших совершеннолетия, – паспорт); трудовую книжку (исключение, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства), при оформлении работника дистанционно оригинал трудовой книжки также не обязателен; страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; ИНН; документ об образовании, о квалификации; документы воинского учета для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу. При приёме на работу, связанную с деятельностью, при которой не допускаются лица, имеющие и имевшие судимость, необходимо запросить справку о наличии (отсутствии судимости). При приёме на работу, связанную с деятельностью, при которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача, запрашивается справка о наличии (отсутствии) административного наказания за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача.
Дополнительные документы, которые можно запросить: свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, документ о прохождении медицинского осмотра, в случае, если работа по специальности требует отсутствия ограничений по состоянию здоровья.
При устройстве на работу несовершеннолетних: справку о прохождении обследования здоровья (оплачивается работодателем), согласие родителей или официальных представителей на трудоустройство.
При приеме на работу иностранных граждан: патент на разрешение работы (срок действия не менее трёх месяцев), миграционная карта, регистрация по месту пребывания.

2. Ознакомление работника с локально-нормативными актами компании (обязательно с листом ознакомления).

3. Заявление о приеме на работу на имя генерального директора с указанием с какого числа и на какую должность принимается новый работник. Заявление необходимо зарегистрировать в соответствии с номенклатурой дел и получить на него резолюцию генерального директора о приеме на работу данного лица.

4. Подготовка и согласование проекта Трудового Договора с дальнейшим подписанием его обеими сторонами.

5. Издаётся приказ о приёме по унифицированной форме Т-1, ознакомление принятого работника должно произвестись в течении 3 дней.

6. Оформление личной карточки по форме Т-2.

7. Заполнение трудовой книжки (не позднее пяти дней с момента начала трудовой деятельности принятого работника). Обязательно внести данные о Трудовой книжке в книгу учёта ТК.

Я буду продолжать писать такие шпаргалки, а Вы указывайте на имеющиеся ошибки.

Источник

Чтобы устроиться на работу, нужны документы. Без них официальное трудоустройство невозможно. О том, что именно надо представить, и какие из документов являются обязательными, а какие – нет, пойдет речь далее.

Список

foto1 Оформление на работу происходит на основании целого перечня бумаг, которые требуется принести в отдел кадров. Что именно может понадобиться, зависит от множества факторов:

является ли будущий работник гражданином РФ, или он иностранец;
достигли совершеннолетия;
предполагают ли будущие должностные обязанности выполнение работы, требующей специальной квалификации, подтвержденной дипломом или сертификатами, и так далее.

Эти и множество других параметров являются определяющими в вопросах полного перечня всего, что может потребовать будущий работодатель. Существует список документов, которые обязательно надо взять с собой, направляясь в отдел персонала.

Обязательные

Статья 65 ТК РФ и разъясняет, которые документы являются необходимыми для предъявления при оформлении приема на работу:

Документ, удостоверяющий личность

Обычно это гражданский паспорт РФ, но в случае его временного отсутствия можно показать другой документ с фото, где имеется следующая информация о предъявителе:

фамилия, имя, отчество;
пол;
дата и место рождения.

Молодые люди, достигшие 14 летнего возраста, которые еще не оформили гражданский паспорт, но хотят работать, могут удостоверить свою личность, предъявив свидетельство о рождении.

Трудовая книжка

Она содержит информацию о том, когда, где и кем работал человек. Этого документа может не оказаться у будущего сотрудника, если он:

трудоустраивается впервые в жизни;
утерял свою трудовую книжку.

Если рассматривается вопрос о приеме на работу по совместительству, достаточно принести заверенную копию трудовой книжки с предприятия, которое является местом основной работы.

Отказывать человеку в трудоустройстве из-за того, что у него нет трудовой книжки – незаконно, тем более, что обязанность по ее оформлению законодательно закреплена за работодателем.

Страховое свидетельство ПФР

Это ламинированная карточка зеленого цвета с номером индивидуального лицевого счета, куда работодатель будет отчислять взносы для будущей пенсии работника. Такой документ на каждого гражданина, работающего по трудовому договору, оформляют работники отдела кадров или бухгалтерии. Устраиваясь на первую в своей жизни, работу, человек может не иметь страхового свидетельства ПФР, но это не должно помешать заключению с ним трудового договора.

Военный билет или приписное свидетельство

Обязаны предоставлять все лица мужского пола, достигшие призывного возраста, отслужившие, или только подлежащие призыву на военную службу.

Дополнительные

Кроме того, что перечислено выше, работодатель вправе потребовать другие документы.

Диплом или иной документ, подтверждающий наличие профессии

Это вполне законно и справедливо, если работник принимается на должность, которая предполагает определенные знания и умения. Например, при трудоустройстве врачей, учителей, водителей.

Если же будущая работа не требует специальной подготовки, то работодатель не вправе требовать диплом. Например, обязанности курьера не предполагают наличия специального образования. Соответственно, принимая человека на эту должность, требовать у него документ или сертификат – противозаконно. При этом, у электрика должны быть необходимые допуски и удостоверения.

Медицинскую (санитарную) книжку

Она обязательна для тех, кто работает:

в сфере общественного питания;
в больницах и поликлиниках;
в воспитательных, образовательных учреждениях и так далее.

Не все, кто трудится в сферах, предполагающих наличие медицинской книжки, обязаны ее иметь. Например, больничному садовнику или охраннику детского сада разрешается работать, не имея санитарной книжки.

Свидетельство ИНН

Этот документ не обязателен для заключения трудового договора. Но работодатель может спросить о его наличии. Предъявлять или нет – работник решает сам.

Характеристика с прежнего места работы

В некоторых случаях ее просят предоставить в качестве подтверждения профессиональной репутации и уровня компетенций. Наличие такой характеристики желательно, так как может расширить карьерные возможности работника.

Загранпаспорт

Если работа предполагает заграничные командировки, то работодатель может поинтересоваться наличием у будущего сотрудника загранпаспорта, что закономерно. В связи с этим важно знать, что работодатель не вправе требовать сдачи паспорта для хранения по месту работы, это противозаконно.

Свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей

Закон не обязывает предъявлять их работодателю. Но они важны с точки зрения:

льгот и компенсаций, предоставляемых по месту работы (налоговых льгот, права на неполный рабочий день, дополнительный отпуск и другие);
оценки возможностей потенциального сотрудника (сможет ли работать сверхурочно, ездить в командировки);
карьерных планов (семейные люди хотят больше зарабатывать, поэтому лучше работают и стремятся к повышению);
оценки временных перспектив сотрудничества (замужняя женщина может скоро уйти в декретный отпуск, а молодая мама будет часто пребывать на больничном с детьми и, скорее всего, долго не проработает);
предоставления корпоративных бонусов (подарки детям к 1 сентября, билеты на новогодние спектакли) и так далее.

Говоря об обязательных документах, которые нужны для приема на работу, важно понимать, что:

помимо общих правил, такой перечень определяется особенностями конкретной должности;
среди обязательных есть документы, о наличии которых на момент приема на работу должен позаботиться будущий работник;
обязанности по оформлению некоторых необходимых, но отсутствующих на момент трудоустройства работника, документов, законодательно возложены на работодателя.

Оформление трудоустройства невозможно

Нельзя оформить работника на работу:

при отсутствии документа, удостоверяющего личность;
если нет диплома, подтверждающего специальность (профессию) и квалификацию, при условии, что в ином случае выполнение должностных обязанностей невозможно;
когда не оформлена медицинская книжка, а ее наличие, с учетом особенностей работы, обязательно;
при отсутствии документа воинского учета (для лиц призывного возраста).

foroq1

Но самым главным документом, являющимся основанием для оформления приема на работу и непосредственного допуска к исполнению должностных обязанностей, является трудовой договор.

Именно он придает человеку статус работника и делает возможной его трудовую деятельность в конкретной организации (на предприятии).

Оригиналы или копии

Обязанность предъявить документы вовсе не означает, что все их необходимо оставить в отделе кадров на время работы в организации. Большая часть вернется на руки владельцу, а у кадровиков останутся копии или выписки. Некоторые придется оставить в отделе кадрового учета на время работы, а иные – на совсем.

Что хранится у работодателя

Одним из самых главных документов работника является его трудовая книжка. Она отдается кадровику для хранения на весь срок работы в данной организации, и забрать ее можно только при увольнении.

Другими документами, оригиналы которых придется отдать, являются бухгалтерские справки с прежнего места работы, содержащие информацию об удержании подоходного налога и о размере заработка, который учитывается при оплате «больничного».

Такие справки обычно оставляются в отделе кадров для последующей их передачи в бухгалтерский отдел, либо напрямую отдаются бухгалтеру по заработной плате. Если информация, содержащаяся в них, учитывалась при начислениях в период работы в организации, то справки остаются на предприятии, и забрать их при увольнении нельзя.

Где хранятся

Все, что работник приносит кадровикам при трудоустройстве, хранится в личном деле (например, копии удостоверений и дипломов) или в специальных сейфах и шкафах (трудовая книжка).

Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах и металлических шкафах. Это следует из пункта 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Что касается использования подлинников и их копий, то они являются источниками персональных данных, которые нужны для осуществления кадрового и бухгалтерского учета в организации. Это происходит при:

оформлении приема на работу, переводов, отпусков и увольнения;
начислении и выплате заработной платы, отпускных и окончательного расчета при увольнении;
оформлении налоговой отчетности;
отчислении взносов в Пенсионный фонд, и в других случаях.

Трудовые книжки используются для:

внесения в них записей о приеме на работу, переводах с одной должности на другую, увольнении;
подсчета страхового стажа для начисления пособия по «больничному листу»;
подсчета других видов стажа (общего, льготного);
для записей о благодарностях, врученных премиях и ценных подарках в период работы на предприятии.

Примечательно, что записи о наложении взысканий в трудовую книжку не вносятся.

Опись

Если на предприятии ведутся личные дела сотрудников, то они содержат опись всех документов в папке, а значит и тех, что имелись на момент приема на работу.

Трудовые книжки в безусловном порядке регистрируются в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а передаваемые в бухгалтерию справки записываются в специальные журналы. То есть, шансы утери документов на предприятии ничтожно малы, и работнику нет необходимости составлять собственную опись документов.

Работнику стоит подстраховаться, когда имеются документы, дающие право на льготы по месту работы. Как правило, это свидетельства или удостоверения, которые необходимо принести в отдел кадров. Ознакомившись с ними, кадровики снимают копию, а оригинал возвращают. В этом случае стоит попросить сделать еще одну копию, для себя, на которой кадровик расписался бы и указал дату. Это важно, ведь обязанность предоставление льгот возникает у работодателя с момента ознакомления с документами.

Полезное видео

Посмотрите видео о том, какой список документов кадровики обязаны запросить у кандидата, а кандидат обязан представить при приеме на работу. Какие документы в списке, а какие требовать запрещено:

Источник

Перечень документов, требуемых при приеме на работу, порой вызывает много вопросов.

Какие же документы являются обязательными, а какие работодатель не вправе требовать? Правомерно ли требование о предоставлении справки о несудимости? Что делать, если работник поступает на работу впервые и ряда документов у него нет?

фото с сайта www.pixabay.com

Давайте разберемся в этих вопросах.

Список документов, которые работодатель вправе требовать при приеме на работу, указан в статье 65 Трудового кодекса РФ. Согласно данной статье, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

На данном пункте давайте остановимся поподробнее.

В настоящее время все работники должны определиться – хотят ли они продолжать ведение трудовой книжки в бумажном виде, либо хотят вести ее в электронном формате.

В срок до 30.06.2020 г. все работодатели должны в письменном виде уведомить работников о необходимости сделать данный выбор.

Работники в срок до 31.12.2020 г. подают работодателю заявление, в котором выбирают нужный формат ведения трудовой книжки. Если же работник никакого заявления не подаст – то работодатель по умолчанию продолжит ведение трудовой книжки в бумажном варианте.

После подачи заявления работником работодатель сообщает в Пенсионный фонд информацию о выборе работника. Соответственно, при поступлении на новое место работы ведение трудовой книжки происходит исходя из выбранного работником варианта.

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

Фактически, это документ, содержащий сведения о номере СНИЛС.

13 июня 2019 г. была утверждена новая форма данного документа, и в настоящее время он выглядит так:

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

Как мы видим из текста статьи – справки о несудимости можно затребовать лишь у работников, выполняющих определенную работу, а не у любых сотрудников. На каких же работах такие справки требуются?

К ним относятся все педагогические работники, сотрудники, занятые в
сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних, служащие органов внутренних дел и т.д.

По тем работам, которые прямо не предусмотрены законом – требование справки о несудимости незаконно.

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ.

По аналогии со справкой о несудимости такого рода справка может быть затребована лишь на определенных работах, например, таких как: частная охранная деятельность, обеспечение безопасности на транспорте, осуществление пассажирских и грузовых перевозок и т.д.

Это весь список документов, требуемых при приеме на работу.

Таким образом, закон четко ограничивает перечень документов, которые работодатель вправе затребовать у работника. Никакие иные документы – анкеты, рекомендательные письма и т.д. – требовать от работника нельзя.

Фактически, обязательными для всех работников являются лишь три документа: паспорт, трудовая книжка (за исключением поступления на работу впервые) и СНИЛС. Все остальные документы предоставляются лишь некоторыми категориями работников.

А что же делать тем работникам, которые поступают на работу впервые, если у них нет ни трудовой книжки, ни СНИЛС?

При заключении трудового договора впервые в течение 2020 г., если работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном формате – работодателем самостоятельно оформляется ему трудовая книжка. Если же работник поступает на работу впервые после 31.12.2020 г. – то на него будут вести и подавать сведения о работе уже только в электронном виде, выбора уже у работника не будет.

В случае, если у работника нет документа о СНИЛС, т.к. он поступает на работу впервые – работодателем самостоятельно предоставляются сведения в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Источник