Какая информация содержится в документе акт
Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
- Ревизии и различные исследования.
- Инвентаризация.
- Испытание новой техники.
- Передача ТМЦ.
- Передача дел новому руководителю.
- Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
- О списании активов.
- О приеме-передаче активов/работ/документов.
- О проверках техники/ итогов работы.
- Об осмотрах.
- О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
- Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
- Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
- Об испытаниях оборудования/образцов.
- О ликвидации учреждения.
- О ревизии/инвентаризации.
- О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
- Неисполнение своих обязанностей.
- Невыполнение распоряжений руководителя.
- Прогулы.
- Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
- О прогуле.
- Об отказе в предоставлении объяснений.
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
- Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
- Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
- Прием-сдача ценностей и документов.
- Инвентаризация.
- Расследование ЧП.
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
- Дата и место оформления документа.
- ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
- Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
- Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
- Объяснения, данные работником касательно нарушения.
- Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
- Подписи лиц, оформлявших акт.
- Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
- Наименование фирмы.
- Наименование документа (акт).
- Номер.
- Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
- Подписи.
- В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.
Источник
Акт – документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты или события.
В разных сферах деятельности
возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и
определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как
назначением, так Рё содержанием. Рто
могут быть акты:
приемки-сдачи (работ, оборудования,
материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);
испытаний (образцов, систем, технологий);
приема-сдачи (материальных ценностей,
документов);
приема-передачи (дел, денежных средств и иных
ценностей);
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и т.д.
Отдельные разновидности актов имеют свои
особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются
унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для
применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении
ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли
утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также
иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами
(ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления
актов.
Общие правила составления актов
При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания
имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении
актов.
– Акты составляются
коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются
специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным
документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа
управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут
составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
– Главное при составлении акта
– определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если
составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза,
испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во
время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели,
фактические сведения и аналитические данные.
– Акт оформляется на общем
бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.
– Обязательными реквизитами
акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и
регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи
составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы).
Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления
акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем,
оформляется гриф утверждения.
– Заголовок к акту должен
грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки
финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного
кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется
с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о
несчастном случае на производстве.
– Датой акта является дата его
составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия
(проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение
которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по
18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…
– Текст акта состоит из двух
частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается
основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ,
договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены
комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть
представлен в виде таблицы.
– Акты проверок, обследований,
ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые
составляют заключительную часть акта.
– В конце текста акта
указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество
экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон
или определяется нормативными документами. После отметки о количестве
экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
– Содержание актов ревизий и
обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых
отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его
подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его
составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с
оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на
отдельном листе и прилагаться к акту.
– В необходимых случаях, если
этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или
вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия,
завершившиеся составлением акта.
Янковая В.Ф.
Источник
Акт — это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Составлять акты имеют право
комиссии — как постоянно действующие, так и специально назначенные
приказом руководителя организации.
В случаях когда нужно подтвердить актом какой-то факт или событие
(например, опоздание сотрудника на работу или отказ работника от
ознакомления или от подписи под каким-либо документом), для составления
акта в оперативном порядке, без издания приказа, привлекаются работники
организации, которые могут подтвердить данный факт.
В некоторых случаях акт может быть составлен одним лицом,
уполномоченным организацией, осуществляющей контрольные и/или надзорные
функции. Например, единолично имеют право составлять акты налоговый
инспектор, санитарный инспектор, пожарный инспектор.
Акты оформляют, как правило,
на общем бланке, указывая на нем наименование вида документа: АКТ. Для
стандартных ситуаций разработаны типовые формы актов, например акт о
списании малоценных предметов, акт расследования несчастного случая и
др.
Следует заметить, что дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту составления акта.
Основными элементами акта являются:
Заголовок к тексту.
Вводная часть текста:
– основание для работы комиссии;
– состав комиссии;
– перечень приглашенных работников («Присутствовали:» или «Приглашенные:»).
Основная часть текста:
– констатирующая часть акта;
– заключительная часть акта.
Отметка о наличии приложений (если они имеются).
Указание количества экземпляров акта и их местонахождения (если необходимо).
Подписи председателя и членов комиссии.
Визы ознакомления.
Отметка о направлении документа в дело.
Заголовок к тексту акта чаще всего отвечает на вопрос «Чего?» (родительный падеж), например:
АКТ проверки…;
АКТ ревизии…;
АКТ сдачи-приемки… .
Иногда заголовок к тексту акта формулируют с предлога «О» или «Об», например:
АКТ о приеме-передаче оборудования;
АКТ о выделении к уничтожению дел и документов.
Основанием акта могут быть нормативные документы, планы, графики, приказы, факты или события, устные указания руководства.
В разделе «Основание:» указывают название документа, на основании
которого проводится проверка, дату и номер этого документа; либо
ссылаются на факт или событие, послужившее причиной проверки; либо — на
устное указание соответствующего руководителя. Например:
Основание: приказ от 00.00.0000 № 00 «О проведении проверки…».
Основание: устное указание главного бухгалтера Уткина У.У. от 00.00.0000.
Основание: график проведения инвентаризации от 00.00.0000 № 00.
Основание: авария отопительной системы 00.00.0000.
В раздел акта «Приглашенные:» или «Присутствовали:» включают:
– работников, которых непосредственно касается проводимая проверка;
– должностных лиц, присутствие которых желательно или обязательно при
проведении проверки, например заместителя руководителя организации,
курирующего данное направление деятельности или представителя
вышестоящей организации;
– специалистов (экспертов), которые могут оказать помощь комиссии в решении специальных вопросов, возникающих в ходе проверки.
При перечислении указывают должности, фамилии и инициалы
присутствующих лиц. Если приглашен работник другой организации, в
названии должности указывается наименование организации.
При принятии решения по результатам проверки в голосовании принимают участие только председатель и члены комиссии.
Констатирующая часть акта
печатается с нового абзаца и начинается с указания даты или периода
времени, в течение которого происходило заактированное событие
(например, проверка чего-либо). Например:
10 февраля 2005 г. комиссия проверила…
Или:
В период с 16.01.2005 по 18.01.2005 комиссия проверила…
Далее излагают цели, задачи и существо работы, проделанной
составителями акта, дается описание установленных фактов, методов,
которыми велась проверка, ее результатов.
Текст констатирующей части при необходимости может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в виде таблицы.
Заключительная часть акта
печатается с нового абзаца и может содержать заключения, выводы,
рекомендации, предложения комиссии. Однако комиссия может ограничиться
только выводами, сделанными на основании проведенной проверки.
Текст заключительной части также может делиться на пункты и подпункты.
Вопрос:
Комиссия пришла к определенным выводам, которые зафиксированы в
заключительной части акта. Один из членов комиссии не согласен с этими
выводами. Каким образом особое мнение одного из членов комиссии будет
отражено в акте?Особое мнение одного из членов комиссии оформляется на отдельном листе как приложение к акту.
При наличии приложений на
них делается ссылка в соответствующем пункте акта. Отметка о наличии
приложения оформлена ниже заключительной части по правилам ГОСТ Р
6.30-2003. Например:
Приложение: 1. Справка о … от 00.00.0000 № 00 на 2 л.
2. Особое мнение Киянова Н.П. на 1 л.
Количество экземпляров акта
определяется наличием заинтересованных в этом документе организаций и
должностных лиц или нормативным документом, регламентирующим его
составление. Если в этом есть необходимость, количество экземпляров акта
и их местонахождение указывают следующим образом:
Составлен в 3-х экземплярах.
1-й экз. направлен в дело № 02-17;
2-й экз. — директору;
3-й экз. — главному бухгалтеру.
Акт подписывают составители
акта. Если проверка проводилась комиссией, акт подписывают председатель и
все члены комиссии. Например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Если к составлению акта по какому-либо конкретному факту были
привлечены работники организации, которые были свидетелями данного факта
и могут его подтвердить, их подписи оформляют следующим образом:
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Должности работников, составивших акт, при подписании не указываются, но должны быть указаны во вводной части акта.
Вопрос:
Подлежат ли акты утверждению?
Акты проверок
побуждают, но не обязывают руководителя принимать решения, поэтому все
акты проверок подлежат обязательному утверждению для придания им
административной силы. Именно после утверждения акты проверок
регистрируются и подшиваются в дело. Утвержденный акт проверки может
стать основанием для издания распорядительного документа. Акт проверки,
не утвержденный руководителем, не может рассматриваться как документ и
не подлежит регистрации и хранению.
Акты сдачи-приемки и акты, фиксирующие какие-либо факты или события
(например, факт опоздания работника на работу), не нуждаются в
утверждении. При необходимости на их основании издаются распорядительные
документы.
Чем отличаются акты сдачи-приемки от актов проверок?
Акты сдачи-приемки составляются представителями принимающей и передающей сторон.
В актах сдачи-приемки, как правило, не приводится основание для составления акта.
В констатирующей части текста перечисляют, что конкретно передается
по данному акту, с указанием количества, комплектности и прочих
необходимых сведений.
Акты сдачи-приемки подписывают представители принимающей и передающей сторон, составившие акт.
С актами знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляется виза ознакомления:
С актом ознакомлены:
Подпись И.О. Фамилия
Дата ознакомления
Вопрос:
Проверка проводилась с 12 по 15 октября 2014 г., машинистка
напечатала акт 16 октября, члены комиссии подписали его 17 октября, а
председатель — 18 октября. В дело акт был подшит 19 октября. Какая дата
будет являться датой акта?По
общему правилу, дата документа — это дата принятия решения. Скорее
всего, решение по результатам проверки принимается в последний ее день,
поэтому датой акта будет 15.10.2014.
Источник