Какие данные могут содержаться в ячейках excel
“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.
Определение
Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.
Разновидности типов данных
Выделяются две большие группы типов данных:
- константы – неизменные значения;
- формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.
В группу “константы” входят следующие типы данных:
- числа;
- текст;
- дата и время;
- логические данные;
- ошибки.
Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.
Число
Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:
- числовой;
- денежный;
- финансовый;
- процентный;
- дробный;
- экспоненциальный.
Формат ячейки можно задать двумя способами:
- Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
- В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.
Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.
Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.
Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.
Текст
Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.
Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).
Дата и время
В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.
Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.
Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:
- чч:мм:сс;
- чч:мм;
- чч:мм AM/PM;
- чч:мм:сс AM/PM и т.д.
Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:
- ДД.ММ.ГГГГ;
- ГГГГ-ММ-ДД;
- ДД-ММ;
- ДД-ММ-ГГ и т.д.
Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.
Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.
Ошибки
В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:
- #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0;
- #Н/Д – введены недопустимые данные;
- #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
- #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
- #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
- #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
- #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.
Логические данные
Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).
Формулы
Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.
Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.
Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.
В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.
Подробнее об этом читайте в нашей статье – “Ссылки в Excel: абсолютные, относительные, смешанные”.
Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.
Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.
Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.
Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.
Заключение
Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.
Источник
Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.
Классификация типов данных
Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.
Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.
В свою очередь константы делятся на пять групп:
- Текст;
- Числовые данные;
- Дата и время;
- Логические данные;
- Ошибочные значения.
Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.
Урок: Как изменить формат ячейки в Excel
Текстовые значения
Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.
Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.
Числовые данные
Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:
- Собственно числовой;
- Процентный;
- Денежный;
- Финансовый;
- Дробный;
- Экспоненциальный.
Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).
Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.
Дата и время
Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.
Существует несколько видов форматирования для времени:
- ч:мм:сс;
- ч:мм;
- ч:мм:сс AM/PM;
- ч:мм AM/PM и др.
Аналогичная ситуация обстоит и с датами:
- ДД.ММ.ГГГГ;
- ДД.МММ
- МММ.ГГ и др.
Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.
Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.
Урок: Как перевести часы в минуты в Excel
Логические данные
Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.
Ошибочные значения
Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:
- #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
- #ДЕЛ/О! – деление на 0;
- #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
- #Н/Д – введено недоступное значение;
- #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
- #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
- #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.
Формулы
Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.
Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).
Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.
Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.
С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.
Урок: Работа с формулами в Excel
Урок: Мастер функций в Excel
Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.
Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
ДА НЕТ
Источник
Любой опытный пользователь Excel понимает всю важность правильного хранения и правильной организации данных в Excel. Если Вы хотите иметь возможность просто, быстро и удобно работать с информацией, ее нужно правильно размещать на листе. Просто разбросать цифры по ячейкам или организовать подобие таблицы – плохой подход. Нужно придерживаться ряда правил. Все рекомендации строятся из главного: Данные надо хранить в таблицах! Это основное правило. Практически любые данные можно организовать в табличной форме и расположить в строках и столбцах. И Excel как нельзя лучше для этого подходит. Столбцы таблицы принято называть полями, а строки – записями. Но недостаточно просто взять и создать табличку. Это умеет любой пользователь Excel. Важно правильно ее оформить и организовать. Важно понимать, что речь идет о таблицах хранения данных. После обработки данных и построения отчётов таблицы могут иметь любой удобный вид.
Правило 1. Шапка таблицы должна состоять из одной строки. У каждого столбца – отдельный заголовок
Таблица начинается с шапки (строки заголовков). Очень часто пользователи рисуют красивые многоуровневые шапки, используя объединенные ячейки и прочие приемы. Всё это – неправильно. Такая шапка мешает фильтрации, сортировке, работе формул, не позволяет строить сводные таблицы и правильные диаграммы. Сплошные минусы. Также важно давать лаконичные, но понятные заголовки столбцам. В будущем с такой таблицей будет гораздо проще работать. Кроме того, заголовки не должны повторяться. У каждого столбца (поля) – уникальное имя.
Правило 2. В таблице не должно быть полностью пустых строк, столбцов и объединенных ячеек
Внутри таблицы нельзя располагать объединенные ячейки. Это приведет к проблемам в работе фильтров, сортировок и формул. Дело в том, что объединенная ячейка для Excel – это по-прежнему совокупность нескольких ячеек, причем данные есть только в левой верхней из них. Остальные пустые. Хотя визуально всё это выглядит как единая ячейка. Пустые строки и столбцы тоже недопустимы. По сути, полностью пустая строка делит нашу таблицу на две отдельные таблицы, нарушает ее целостность. А вот отдельные ячейки могут быть пустыми.
Правило 3. В таблице не должно быть промежуточных итогов и подзаголовков
Для анализа данных и их восприятия общие и промежуточные итоги, группировки и подзаголовки – очень важны. Они, безусловно, должны быть в отчётных таблицах. Но в исходных данных им не место. Всё это легко добавляется стандартными инструментами при обработке правильной таблицы. А вот обработать таблицу, убирая лишние подитоги и подзаголовки – намного сложнее. Кстати, чтобы группировки легко было добавить, вместо подзаголовков создайте отдельный столбец с нужной характеристикой, как на скриншоте ниже.
Правило 4. Отделяйте таблицу от любых других данных хотя бы одной пустой строкой/столбцом
Чтобы таблица воспринималась программой как единая целое, к ней не должны прилегать никакие лишние данные. Любые другие данные не должны иметь общих границ с ячейками таблицы. Сверху, снизу, слева и справа от таблицы должны быть пустые строки/столбцы. Если таблица начинается с ячейки A1, то пустая строка нужна только снизу, а столбец – только справа.
Правило 5. В каждом столбце должны быть данные одного типа и описывающие одну характеристику
Одно из важнейших правил хранения данных в таблицах, которое позволяет потом легко их анализировать. Его суть в том, что каждый столбец должен хранить только одну характеристику или категорию. Например, хранить в столбце данные вида “Продано 500 утюгов” и “Списано 30 тостеров” – неправильно! В таких данных не одна характеристика, а сразу три: списано или продано, то есть тип операции; количество и вид товара. Правильно сделать три отдельные колонки:
Такой способ хранения позволяет легко выполнять разные виды анализа:
- Отбирать только списанные позиции;
- Считать, сколько раз продавались утюги;
- Найти все записи с продажами более 100 единиц товара и т.д.
Если бы мы оставили первый вариант записи – ни один из указанных выше видов анализа не получилось бы провести без существенных трудностей.
Правило 6. Создавайте плоские таблицы вместо перекрестных
Очень часто приходится видеть, как пользователи создают таблицы, в которых, например, месяцы уходят в столбцах вправо. Такая таблица называется перекрестной, так как любое значение в ней находится на пересечении нужного месяца и какой-то строки. Это наглядно, но анализировать такую таблицу не всегда удобно. Привыкайте хранить данные в плоских таблицах. Они уходят только вниз. Месяцы в ней – отдельный единственный столбец. Если очень нужна перекрестная таблица, то ее легко получить, создав сводную таблицу на основе правильных исходных данных. А вот обратная операция – горазо сложнее. Поэтому старайтесь использовать плоские таблицы.
Правило 7. Не плодите лишние таблицы
Если у вас есть данные о продажа по нескольким городам, то не создавайте для каждого города отдельный лист со своей таблицей. Гораздо правильнее – сделать общую таблицу, в которой будет столбец “Город”, по которому можно легко понять, к какому городу относится та или иная строка. Поверьте, общую таблицу легче анализировать. При желании, ее можно легко разбить на отдельные листы по городам. А вот обратная задача (собрать таблицы с разных листов в одну) – гораздо сложнее.
Правило 8. Не используйте форматирование для фиксации важной информации
Excel прекрасно работает со значениями ячеек, а вот с цветами – не так хорошо. Сортировать и фильтровать по цвету программа научилась, но использовать цвет в формулах не получится (если только не писать на VBA собственные функции, но это – отдельная тема). Поэтому не применяйте цвета там, где можно создать столбец значений. Например, если в таблице строки, относящиеся к Иванову – желтые, а к Петрову – синие, то создайте отдельный столбец, где будет чётко указано “Иванов” и “Петров”. А уже на основе этого столбца, если надо, можно создать условное форматирование.
Правило 9. Старайтесь располагать таблицы с разными данными на разных листах
Грузить все таблицы в один лист – плохая идея. Если у Вас есть таблица с данными о продажах, список менеджеров в личными данными и перечень номенклатур, то стоит разместить каждую таблицу на отдельном листе. Это позволит, например, легко фильтровать таблицу, не боясь, что будут скрыты строки в соседней. Да и ориентироваться будет попроще, чем листать один лист влево-вправо.
Правило 10. Используйте умные таблицы
В Excel есть прекрасный инструмент – “умные” таблицы. Они созданы как раз для того, чтобы помогать пользователю правильно организовывать данные. Так, например, они не позволяют создавать объединенные ячейки, требуют наличия правильной шапки, автоматически растягивают формулы на весь столбец и др. В общем, всячески побуждают правильно хранить информацию.
Создать такую таблицу можно командой “Главная” – “Форматировать как таблицу”.
Чтобы не пропустить новые уроки и постоянно повышать свое мастерство владения Excel – подписывайтесь на наш канал в Telegram: Excel Everyday
Вопросы по Excel можно задать нам через бота обратной связи в Telegram @ExEvFeedbackBot
С уважением, команда tDots.ru
Источник