Какие данные могут содержаться в ячейках таблицы
Вкаждую ячейку электронной таблицы могут быть введены данные одного из следующих типов:
· Текст;
· Число;
· Формула, например: =А1*А2, =В10+В11;
· Функция, например: =СУММ(А1:А2);
· Дата и время.
Тип данных подразумевает:
1) допустимое множество значений, которое может принимать константа или переменная этого типа;
2) допустимое множество операций над этими данными.
Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое.
Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом.
По умолчанию текстовые данные после завершения ввода автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числовые – по правому краю. При последующем форматировании тип выравнивания можно изменить.
Символьные (текстовые) данные
Текст – это последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер и, как правило, не подвергаются каким-либо преобразованиям. Текстовые данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В одной ячейке может содержаться до 32 000 символов.
Для манипуляций с текстовыми данными в Excel существуют специальные текстовые функции. Если текстовые данные используются в качестве аргумента функции, их обязательно нужно заключать в кавычки («Текст»). В противном случае Excel рассматривает текст как имя и выдает сообщение об ошибке: #ИМЯ?
Числовые данные
Большинство рабочих листов Excel состоит из таблиц, заполненных числами, с которыми производятся математические или иные операции. Первыми символами в ячейке с числовыми данными могут быть: число, знак числа (плюс или минус), знак равенства или левая круглая скобка.
Числовые данные могут быть представлены:
· целыми числами;
· в виде десятичных дробей;
· в виде обыкновенных (рациональных) дробей;
· в научном (экспоненциальном) формате – в виде мантиссы и порядка для отображения очень больших и очень малых чисел, например 2,35Е+08 для числа 235000000 или 2,35Е-06 для числя0,00000235;
· в форме процента – значения ячеек умножаются на 100 и выводятся с символом %, например 0,2%;
· в денежной форме (с обозначением символа валюты или без него). Для выравнивания денежных обозначений по десятичному разделителю используется финансовый формат.
Форматы отображения числовых данных задаются на вкладке Числов диалоговом окне Формат ячеек,которое выводится на экран командой ФОРМАТ ► Ячейки.
В Excel установлено ограничение для используемых числовых данных – 15 разрядов, т.е. числа хранятся с точностью до 15 знаков независимо от количества разрядов, отображаемых на экране. Если число имеет больше 15 знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.
Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы #, например (#########). Это обусловлено тем, что частичное представление чисел в ячейках может привести к ошибкам в вычислениях. Для полного отображения числовых данных необходимо изменить формат числа или увеличить ширину столбца.
Для того чтобы числа и даты воспринимались программой как текст, перед ними нужно ставить апостроф или пробел или заключать вводимые числа и даты в кавычки.
Дата и время
Дата и время являются особым типом входных данных. Они вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Это объясняется тем, что в дальнейшем даты и время могут быть использованы в вычислениях. Для выполнения вычислений с использованием времени и дат в Excel имеются специальные функции ДАТАи ВРЕМЯ.
Программа Excel автоматически ведет календарь, учитывая число дней в месяце, високосные годы и др., например, может дать ответ, какой день недели будет через 100 дней, через год и т. п.
Время хранится в ячейке таблицы как доля суток, т.е. число 0,25 в формате времени будет представлять 6 часов утра – 6:00.
Форматирование листов и данных
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определённый формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.
Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.
С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excel распознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.
С помощью специальных команд можно изменить формат как во всей таблице (глобально), так и в отдельной ячейке или блоке ячеек (локально).
Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:
· кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование;
· команду меню окна ФОРМАТ ► Ячейки;
· команду контекстного меню Формат ячеек.
Большинство кнопок панелей инструментов используется в Excel также, как и аналогичные кнопки в программе Word, например, для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) очень удобно использовать кнопку Формат по образцу. Кроме того, в Excel имеется специальная группа кнопок , которая позволяет быстро изменять форматы числовых данных – устанавливать в ячейках и диапазонах разделители тысяч, присваивать числам денежный или процентный форматы, увеличивать или уменьшать разрядность чисел.
При форматировании заголовков таблиц часто возникает необходимость объединения по горизонтали несколько ячеек для того, чтобы текст заголовка располагался по центру таблицы. Для этой цели в Excel существует специальная кнопка Объединить и поместить в центре. При использовании этой кнопки необходимо соблюдать определенную осторожность, так как не, следует забывать, что текст заголовка фактически находится в той ячейке, куда он был введен первоначально.
Для отмены объединения ячеек нужно выделить эти ячейки, ввести команду ФОРМАТ ► Ячейки и на вкладке Выравниваниеснять переключатель Объединение ячеек.
Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:
· Число;
· Выравнивание;
· Шрифт;
· Граница;
· Вид;
· Защита.
На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, – общий, числовой, денежный или др.
В левом подокне выбирается категория формата, а в подокне справа – конкретный формат.
Если ни один из предлагаемых форматов не подходит, то нужно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Типописать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.
На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.
На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:
· по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.п.);
· по вертикали;
· ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).
Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.
С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.
Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок.
Для выполнения автоформатирования необходимо:
· выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы;
· ввести команду ФОРМАТ ► Автоформат;
· в диалоговом окне Автоформатвыбрать подходящий вариант оформления.
Иногда возникает необходимость скрыть (спрятать на время) столбцы, строки или целые листы таблицы. Эта операция выполняется с помощью команд меню ФОРМАТ ► Строка (Столбец, Лист) ► Скрытьили с помощью аналогичных команд контекстного меню. Утолщенная граница разделителя столбца или строки, а также пропущенное название столбца (строки) указывает на наличие скрытого столбца или строки.
Для того чтобы показать скрытые ранее столбцы или строки, предварительно следует выделить столбцы (строки) по обе стороны от скрытого столбца (строки) и ввести команду ФОРМАТ ► ► Строка (Столбец, Лист) ► Отобразить.Для того чтобы скрыть всю рабочую книгу, нужно установить курсор в любом месте книги и выполнить команду ОКНО ► Скрыть.Показать скрытую книгу можно с помощью команды ФАЙЛ ► Отобразить.
Использование стилей
Так же как в MS Word Excel можно использовать существующие стили, а также создавать новые стили.
Стиль – это набор форматов, например размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно создавать и сохранять как единое целое.
Для применения стиля к отдельной ячейке или диапазону ячеек нужно выделить ячейки, формат которых необходимо изменить.
1. В меню Формат выберите команду Стиль.
2. В поле Имя стиля выберите нужный стиль.
Для быстрого применения стандартных стилей к числам в выделенных ячейках нажмите кнопку Формат с разделителями, Денежный формат или Процентный формат на панели инструментов Форматирование.
Источник
“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.
Определение
Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.
Разновидности типов данных
Выделяются две большие группы типов данных:
- константы – неизменные значения;
- формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.
В группу “константы” входят следующие типы данных:
- числа;
- текст;
- дата и время;
- логические данные;
- ошибки.
Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.
Число
Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:
- числовой;
- денежный;
- финансовый;
- процентный;
- дробный;
- экспоненциальный.
Формат ячейки можно задать двумя способами:
- Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
- В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.
Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.
Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.
Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.
Текст
Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.
Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).
Дата и время
В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.
Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.
Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:
- чч:мм:сс;
- чч:мм;
- чч:мм AM/PM;
- чч:мм:сс AM/PM и т.д.
Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:
- ДД.ММ.ГГГГ;
- ГГГГ-ММ-ДД;
- ДД-ММ;
- ДД-ММ-ГГ и т.д.
Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.
Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.
Ошибки
В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:
- #ДЕЛ/О! – результат деления на число ;
- #Н/Д – введены недопустимые данные;
- #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
- #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
- #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
- #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
- #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.
Логические данные
Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).
Формулы
Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.
Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.
Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.
В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.
Подробнее об этом читайте в нашей статье – “Ссылки в Excel: абсолютные, относительные, смешанные”.
Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.
Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.
Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.
Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.
Заключение
Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.
Источник
Типы данных
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов, рассмотренных ниже.
Символьные (текстовые) данные – это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.
Пример символьных данных:
Ведомость по начислению премии. Группа ДЭ- 3
Числовые данные – это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
Пример числовых данных:
-20
256.28
251
Формулы – это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций. Формулы в электронной таблице Excel начинаются со знака «=».
Пример формулы:
=А5/(Н8+12).
В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.
Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Функция имеет уникальное имя и список аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Для вычисления функции пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
Пример функции: Сумм(В2:В6) – функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках B2,B3,B4,B5,В6.
Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:
ДД-ММ-ГГ (04-10-98);
ДД.ММ.ГГ (04.10.98);
ДД-МММ (04-Янв) и т.д.;
Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом:
· если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
· если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. В электронной таблице Excel для этого используется знак равенства.
· если ячейка содержит символьные данные, то ее первым символом может быть буква, либо одинарная кавычка (апостроф).
Ввод данных в ячейку
Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Символы можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter.
В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже.
Ввод текста
Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква “А” в ячейке В2 на рис. 2.4), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить расположение текста в ячейке путем ее форматирования.
Рис. 2.4. Ввод данных в ячейку
Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отображается в соседних справа пустых ячейках (см. “Стоимость продажи” в ячейке В4). Если расположенная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.
При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отображается зеленый индикатор.
Форматирование символьных данных в ячейках
По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изменить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.
· Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной.
· Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции.
· Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.
Форматирование данных – выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке.
Ввод чисел
По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: $, %, +, – , /, E, e.
При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.
При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспоненциальной форме или символами ###### (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.
Если в ячейке установлен числовой формат не Общий, то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный, то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.
Форматы отображения чисел
Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, число 2,3×1013 может принять вид 2,3Е+13 (см. ячейку А6). Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейкив меню Формат и откройте вкладку Число. В списке Числовые форматы выберите формат отображения числовых данных: Общий, Числовой, Денежный и т.д. (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Задание числового формата
Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек в списке Числовые форматы выбрать Даты. Числовые форматы, используемые в Excel, и их описание даны ниже в табл. 2.1.
Таблица 2.1
Числовые форматы, используемые в Excel
Числовой формат | Описание | Пример |
1 | 2 | 3 |
Общий | Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые данные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится | 123 |
Числовой | Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков диалогового окна Формат ячеек введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой. Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа выделите необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов позволяет отделять группы тысячных разрядов в числах | 123,45 1,234 |
Денежный | Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделяются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус | 1234,00р. |
Финансовый | Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части | 123р. |
Процентный | Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соответствии с установленным количеством десятичных знаков и со знаком % (процент). Числа, большие 1, автоматически вводятся как проценты; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234. Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат на панели инструментов Форматирование. Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правка сбросьте флажок Автоматический ввод процентов | 12,34% |
Дробный | Отображает числа в виде обыкновенной дроби | 3/10 |
Экспоненциальный | Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2 разряда). Число 0.0000012 будет иметь вид 1.2Е-06 | 1.23Е +04 1.2Е-06 |
Дата | Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.06. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с | 14.03.2006 |
Время | Отображается в любом из часто встречаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обозначения AM или PM, где «AM» или «A» указывает на время суток от полуночи до полудня, а «PM» или «P» указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов | 1:30 РМ |
Текстовый | Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содержания | |
Дополнительный | Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров | 123456 |
Все форматы | Формат определяется пользователем |
Примечание: отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.
Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа
Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервискоманду Параметрыи откройте вклад Проверка ошибок. Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок и Число сохранено как текст. Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа
Отображение данных в ячейках таблицы
Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не вмещающаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.
Числа располагаются в пределах ячейки. Слишком длинное десятичное число округляется до требуемого количества знаков. Если этого недостаточно, число представляется в Экспоненциальном формате. Если же ширина ячейки и для этого мала, ячейка заполняется знаками # (решетка), сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.
Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана – в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить используемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.
Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце
Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.
Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 2.7), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.
Рис. 2.7. Ввод в ячейку ранее использованных слов
Источник