Какие нужны документы для оптовой торговли продуктов
Состав документов, которые надо выставить покупателю-оптовику, будет отличаться от того, который обычно оформляют при продаже в розницу. О том, какой договор составлять при розничной торговле и какими документами подтверждать расчеты по нему, читайте в рекомендации Как оформить продажу товаров в розницу. А о документах для оптовой торговли читайте далее.
Договор купли-продажи
Торгуя оптом, с каждым контрагентом заключают договор купли-продажи (за исключением, конечно, розничного). Зачастую оформляют договор поставки товаров. По такому соглашению товар приобретают исключительно для предпринимательской деятельности. То есть товар по нему нельзя передавать людям для личного, семейного, домашнего и иного подобного использования. Некоммерческая организация тоже не может выступать как участник такого договора. Поэтому сторонами в сделке могут быть только коммерческие организации или предприниматели.
Как и любые другие сделки, где участником выступает организация, куплю-продажу документируют в простой письменной форме (п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 159 ГК РФ).
При этом не обязательно составлять единый документ. Можно обменяться документами по электронной, почтовой или иной связи, и тогда требование о письменной форме договора будет соблюдено. Например, таким договором будет считаться переписка сторон, из которой явно следуют намерения продать и купить определенное количество товара по определенной цене. Такие правила установлены в пункте 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.
В договоре или документе, его заменяющем, например счете, нужно указать все существенные условия. А именно наименование и вид, количество и цену товара. Вместо цены в договоре можно указать способ ее определения. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 432 и пункта 1 статьи 454 Гражданского кодекса РФ.
Расчеты наличными
Форма расчета по договору может быть любой. То есть неважно, как товар будет оплачен – наличными, корпоративной платежной картой или безналичным переводом. Это следует из пункта 5 статьи 454, пункта 1 статьи 492, статьи 506 Гражданского кодекса РФ.
Однако учитывайте ограничение на расчеты наличными между организациями. Оно действует и для предпринимателей. Так, установлено предельное значение в 100 тыс. руб. на расчеты в рамках одного договора. Это ограничение не затрагивает расчеты при помощи платежных карт, ведь они являются инструментом безналичных расчетов. Правда, банк-эмитент вправе сам устанавливать ограничения на получение средств по картам клиентов. Все это следует из положений пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У и пункта 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.
Кроме того, при продаже товаров оптом за наличный расчет нужно соблюдать кассовую дисциплину. То есть применять ККТ и выдавать покупателю кассовый чек. За несоблюдение установленного порядка применения ККТ предусмотрена административная ответственность. Это следует из пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ и статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Товарная накладная
Отпуск товарно-материальных ценностей нужно оформить первичным документом. Как, впрочем, и любой другой факт хозяйственной жизни. Таким документом будет товарная накладная. Ее форму должен утвердить руководитель приказом к учетной политике. Можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12 или создать собственный документ. В последнем случае важно, чтобы в форме были предусмотрены все необходимые реквизиты. В противном случае документ нельзя признать первичным. А значит, его нельзя будет использовать в качестве подтверждения совершенной операции и расходы по нему проверяющие могут снять.
Такие правила закреплены в части 8 статьи 3 и статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 4 ПБУ 1/2008.
Составьте товарную накладную в двух экземплярах. Один для себя – на его основании спишите проданный товар. Второй экземпляр передайте покупателю.
Такой порядок следует из частей 1 и 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: можно ли выписать товарную накладную в иностранной валюте или условных единицах?
Ответ: нет, нельзя.
Ведь в российском бухучете стоимость имущества, обязательств ведут только в рублях. Такое же требование относится и к отражению любых хозяйственных операций. Это установлено в статье 12 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому первичные документы тоже нужно составлять в рублях. В том числе и товарную накладную. Такая точка зрения выражена в письмах Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-03-06/2/127 и от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866. Подтверждает ее арбитражная практика. Например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 июня 2007 г. № А13-13207/2006-30.
Совет: составить товарную накладную можно и в иностранной валюте, и в условных единицах. Но лучше всего утвердить форму, в которой будут предусмотрены и рубли и валюта. Это поможет вам избежать претензий контролеров.
Прямого требования о том, что первичные документы надо оформлять только в рублях, нет. А в договоре обязательство может быть выражено в валюте или условных единицах. Такая возможность предусмотрена в пункте 2 статьи 317 Гражданского кодекса РФ. Поэтому товарную накладную можно оформить и в валюте или условных единицах. Такой вывод был сделан в постановлениях ФАС Московского округа от 9 марта 2007 г. № КА-А40/129-07 и от 11 января 2008 г. № КА-А41/12903-07, Волго-Вятского округа от 2 марта 2004 г. № А17-2034/5.
При этом требование о ведении бухучета в рублях не нарушается, поскольку активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли. Это прямо предусмотрено и в пункте 3 статьи 12 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, и в пункте 4 ПБУ 3/2006.
Однако следование такой позиции наверняка приведет к спорам с налоговыми инспекторами. А вот если указать в форме и рубли и валюту, возможность претензий будет сведена к нулю. Это подтверждается и тем, что аналогичный порядок предусмотрен для регистров бухучета. Активы и обязательства в них можно отражать как в рублях, так и в иностранной валюте или условных единицах. А регистры учета заполняют именно на основе первичных документов. Это следует из пункта 20 ПБУ 3/2006.
Указать эквивалент в валюте можно, например, через косую черту.
Ситуация: как заполнить графу 3 (код товара) в товарной накладной? В организации применяют унифицированную форму № ТОРГ-12.
Возможны два варианта. Вы вправе выбрать один из них.
Дело в том, что конкретные правила заполнения графы 3 (код товара) формы № ТОРГ-12 не установлены. В указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, разъяснений на этот счет нет.
Вариант 1. На практике чаще всего в данной графе товарной накладной указывают внутренний номенклатурный номер имущества, отгружаемого на сторону. Его устанавливают самостоятельно исходя из очередности номенклатурных единиц в учете.
Вариант 2. В графе 3 накладной проставляют и код товара согласно классификатору продукции ОК 005-93, он утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 301. Это оправданно, например, при продаже товаров, которые облагают НДС по ставке 10 процентов. Связано это с тем, что коды из ОК 005-93 используют и в перечнях видов товаров, при реализации которых можно применять данную ставку. Например, в перечне продовольственных товаров, утвержденном постановлением Правительства РФ от 31 декабря 2004 г. № 908. Определить код объекта классификации, относящегося к своей деятельности, можно самостоятельно. Такая возможность предусмотрена в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677. Поэтому форма № ТОРГ-12 с заполненным кодом товара по ОК 005-93 может служить дополнительным подтверждением применяемой ставки по НДС.
Совет: если графа 3 (код товара) не заполнена вовсе и это вызвало претензии налоговых инспекторов, то защитить расходы вам помогут следующие аргументы.
Порядок заполнения товарной накладной по форме № ТОРГ-12 действующим законодательством России не предусмотрен. При этом отсутствие отдельных необязательных реквизитов не опровергает факт хозяйственной операции как у продавца, так и у покупателя. Аналогичные выводы выражены в постановлениях ФАС Поволжского округа от 10 июля 2009 г. № А55-16308/2008, Московского округа от 23 июля 2007 г. № КА-А40/6706-07, от 28 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07, от 6 марта 2007 г. № КА-А40/940-07, от 24 апреля 2007 г. № КА-А40/3049-07 и Восточно-Сибирского округа от 10 февраля 2006 г. № А19-14981/05-33-Ф02-6833/05-С1.
Вместе с тем, чтобы избежать споров с проверяющими, лучше все-таки указывать код товара в накладной по форме № ТОРГ-12.
Ситуация: обязательно ли заполнять графу 9 (масса брутто) в товарной накладной? В организации применяют унифицированную форму № ТОРГ-12.
Ответ: нет, не обязательно.
Ведь в действующем законодательстве таких указаний нет. При этом если графа 9 не заполнена, то это не является нарушением заполнения установленной формы № ТОРГ-12. Это следует из содержания указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Кроме того, в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ среди обязательных для заполнения реквизитов первичных документов масса тары не указана. Аналогичные выводы содержатся, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 16 февраля 2009 г. № КА-А40/374-09, от 26 мая 2008 г. № КА-А40/4444-08.
Документы на тару
Зачастую товар реализуют упакованным в тару. На нее необходимо выписать дополнительные документы.
Когда товар упаковывают в ящики, контейнеры, бочки и т. д., то материально ответственное лицо склада – кладовщик оформляет спецификацию в двух экземплярах. Например, по форме № ТОРГ-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Один экземпляр прикрепите к счету-фактуре. Такие правила установлены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Если же товар упаковывают в закрытую тару, сотрудник продавца выписывает упаковочный ярлык в трех экземплярах. Например, по форме № ТОРГ-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Один экземпляр вкладывают в тару. Второй прилагают к счету-фактуре, если, конечно, нет спецификации по форме № ТОРГ-10. Третий остается на складе. На упаковочном ярлыке должны быть подписи материально ответственного лица и упаковщика. Эти правила установлены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Доверенность
Ситуация: обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара?
Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара. Возможны два варианта.
1. Отгрузка происходит за пределами территории покупателя. В этом случае представитель покупателя должен предъявить доверенность. Ее передают поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности.
Форму доверенности утверждает руководитель организации-покупателя. Это может быть документ по унифицированным формам № M-2 и № M-2a. Иногда утверждают самостоятельно разработанные формы. Их нужно проверить на наличие всех необходимых реквизитов. Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтверждено в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
2. Товар отгружают на складе покупателя. Например, груз доставляет продавец или сторонний перевозчик. В этом случае доверенность может не потребоваться. Однако зафиксировать, что получатель товара действительно является сотрудником покупателя, все же необходимо. Для этого ответственный за приемку представитель покупателя должен поставить на экземпляре накладной поставщика свою подпись о том, что товар получен. Рядом с подписью он должен поставить печать своей организации, то есть покупателя.
Такой вывод следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.
Ситуация: можно ли доверенности по унифицированным формам № М-2 и № М-2а не заверять подписью главного бухгалтера и печатью организации?
Ответ: нет, нельзя.
Если доверенности по формам № М-2 и № М-2а утверждены руководителем организации в качестве рабочего документа, то подразумевается, что все поля и графы этих бланков должны быть заполнены. А в бланках форм № М-2 и № М-2а предусмотрены в частности:
- подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера;
- место для печати.
Следовательно, доверенность должна быть заверена подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Такой порядок следует из содержания унифицированных форм № М-2 и № М-2а и Указаний по их заполнению.
Совет: если вы не хотите ставить печать на доверенность по форме № М-2 или № М-2а и визировать ее бухгалтером, то разработайте свой бланк доверенности. Место для оттиска печати и подписи бухгалтера в нем не указывайте.
Из положений статей 185–189 Гражданского кодекса РФ не следует, что главный бухгалтер должен своей подписью скреплять доверенность на получение ТМЦ, а сама доверенность должна быть заверена печатью. В этой части унифицированные формы доверенностей № М-2 и № М-2а противоречат нормам гражданского законодательства. Кроме того, с 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей (ст. 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).
Чтобы у контрагентов не возникло вопросов о неполном заполнении унифицированных форм, разработайте свой бланк доверенности. За основу можно взять, например, унифицированную форму и исключить из нее ссылку на постановление Госкомстата России, строку для подписи главного бухгалтера, а также место для печати.
Виды транспортных накладных
В зависимости от вида транспортировки товара используют и различные формы накладных, подтверждающих доставку:
- автомобильные перевозки – транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272, и товарно-транспортная накладная, например, по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78;
- железнодорожные перевозки – транспортная железнодорожная накладная по форме № ГУ-29-О;
- морские перевозки – коносамент;
- доставка воздушным транспортом – грузовая накладная.
Если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар, затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждают путевым листом автомобиля. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123.
Транспортная накладная
При доставке грузов на автомобилях составляют транспортную накладную. Оформляя этот документ, грузоотправитель тем самым подтверждает, что договор перевозки груза заключен. Если, конечно, другие условия не предусмотрены в договоре (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).
Если же доставку организует собственными силами покупатель, то составлять транспортную накладную не обязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).
Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В ней указывают сведения:
- о грузоотправителе, грузополучателе;
- о перевозчике;
- о грузе;
- о транспортном средстве;
- о стоимости услуг транспортной компании;
- о сопроводительных документах.
Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7.
А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допустимы прочерки. Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленным Законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц. В таком же порядке заверяют и все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.
Для целей бухгалтерского и налогового учета транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36).
Продолжение >>
Источник
Задумавшись о том, как заняться оптовой торговлей, кто-то идет к опытным знакомым, но большинство — в интернет. Во всемирной паутине найдутся тысячи статей о том, чем торговать, где закупать и как пробиться в поставщики к крупным торговым сетям, но мало кто пишет о главном — том, без чего все перечисленное не пригодится.
Мы решили восполнить этот пробел и подготовили подробный материал о юридической и бухгалтерской составляющих оптового бизнеса. Изучив его, вы узнаете, какую систему налогообложения и какой ОКВЭД выбрать для оптовой торговли, как зарегистрировать компанию и подобрать банк для открытия расчетного счета, какое ПО нужно, как распределить роли в команде и протестировать процессы, чтобы не прогореть на старте.
Если вы уже ведете оптовый бизнес, узнайте, как оптимизировать процессы, чтобы увеличить прибыль!
Какую систему налогообложения и какой ОКВЭД выбрать для оптовой торговли
Чтобы не переплачивать в бюджет и не вести более сложный учет, чем могли бы, важно еще на старте правильно выбрать все параметры будущего бизнеса. Вам предстоит принять два принципиальных решения.
- Выбрать организационно-правовую форму и систему налогообложения.
Новичков интересует, какие налоги уплачивают ИП и ООО, занимающиеся оптовой торговлей. Это зависит от выбранной системы налогообложения. В большинстве случаев для оптовой торговли регистрируют ООО на ОСНО или ИП на УСН «Доходы минус расходы».
Будучи ИП на УСН, вы тоже сможете работать с покупателями, которым нужны счета с включенным НДС, но это невыгодно — придется уплатить сумму НДС в бюджет, а включить его в расход при расчете единого налога не получится.
Сложно выбрать? Доверьте это Фингуру! Подскажем, что лучше в вашем случае, зарегистрируем ИП или ООО без визита в налоговую. Результат гарантируем!
- Выбрать коды ОКВЭД.
После того, как определились с системой налогообложения, нужно решить, какой ОКВЭД подойдет для оптовой торговли. Две подсказки для тех, кто будет делать это самостоятельно:
- Кодов может быть несколько. Определяете основной, остальные указываете как дополнительные. Основной код должен отражать тот вид деятельности, который предположительно будет занимать первое место в объеме работ и приносить наибольшую прибыль.
- Нужно выбирать
новые коды из ОКВЭД 2. Для оптовой торговли в нем предусмотрен
раздел G «Торговля оптовая и розничная; ремонт автотранспортных средств и мотоциклов».
Выбирая коды ОКВЭД, узнайте, как тот или иной вид деятельности скажется на режиме налогообложения, объеме нагрузки по обязательным платежам и отчетности. С этим поможет юрист, который специализируется на регистрации юрлиц и ИП, либо сервис, оказывающий такие услуги (например, Фингуру).
Ошибки при выборе основного кода ОКВЭД могут повлечь за собой негативные последствия для бизнеса:
- если основной код не соответствует основному виду деятельности компании, ее владельца могут оштрафовать;
- есть риск лишиться льгот. Например, во время пандемии коронавируса весной 2020 года государство выплачивало помощь представителям некоторых сфер бизнеса. Предпринимателей искали по основному коду ОКВЭД, и те, кто указал его неверно, остались без поддержки.
Как зарегистрировать ИП или ООО
Регистрация предприятия оптовой торговли может быть реализована:
- самостоятельно;
- через сайт Госуслуг;
- через специализированную организацию — банк, юриста, бухгалтерский сервис.
Давайте сравним эти варианты.
Если решите заняться регистрацией самостоятельно, нужно будет:
- выбрать систему налогообложения;
- подобрать коды ОКВЭД;
- собрать и правильно оформить пакет документов для получения ЭЦП и регистрации ИП / ООО.
Если заполнить бланки можно по образцам из интернета, то с уставом, например, такой номер не пройдет. Начинающие предприниматели уделяют этому важному документу мало внимания, заполняют его формально: размыто прописывают права и обязанности участников — и в итоге сами же от этого страдают.
Перелопатив кучу ссылок и документов, вы можете получить отказ и вынуждены будете подаваться повторно, исправив ошибки. Поскольку регистрировать бизнес большинству приходится раз в жизни, полученный опыт вряд ли когда-то пригодится — доверьтесь профессионалам!
Зарегистрируйте ИП или ООО, не выходя из дома, с гарантированным результатом.
Как выбрать банк для открытия расчетного счета
Расчетный счет нужен:
- для уплаты налогов;
- для оплаты по договорам с другими юрлицами или ИП на сумму, превышающую 100 000 рублей;
- для приема денег от покупателей.
Многие банки предлагают дополнительные услуги и возможности при открытии предпринимательского счета. Мы уже писали о том, как выбрать банк для ИП или ООО, поэтому лишь коротко пройдемся по основным критериям:
- Положительная репутация. Чем известнее банк, тем больше у него клиентов и тем больше отзывов они оставляют. Если изучить несколько сайтов, можно сделать выводы о надежности и клиентоориентированности выбранного учреждения.
- Широкая сеть филиалов и отделений. Начиная бизнес, вы можете решить, что это неважно, но со временем появятся филиалы и будет удобнее, если их география совпадет с географией представительств банка.
- Стоимость обслуживания расчетного счета. Сравните все варианты и выберите оптимальную комиссию, но при этом учитывайте и другие факторы — не ведитесь на дешевизну.
- Условия кредитования для ИП и юрлиц. Удобно, когда все финансовые вопросы можно решить в одном банке, клиентом которого вы являетесь, поэтому нелишним будет учесть и этот фактор.
Чтобы зарегистрировать расчетный счет, нужно собрать пакет документов — у каждого банка он свой. У ИП чаще всего просят:
- свидетельство о регистрации;
- паспорт;
- ИНН;
- выписку из реестра предпринимателей;
- письмо из государственных органов статистики.
ООО для открытия счета могут понадобиться:
- устав;
- форма Р5007 (скачать бланк);
- выписка из базы ЕГРЮЛ;
- основные сведения об организации по форме банка;
- документы, которые подтверждают полномочия на распоряжение счетом;
- удостоверения личности тех, кто вправе распоряжаться деньгами на счету.
Стандартный срок открытия счета ― от нескольких часов до нескольких дней с момента подачи пакета документов.
Наши партнерские банки предлагают открытие предпринимательских счетов на выгодных условиях.
Обзаведитесь счетом и получите бонусы
Как вести бухучет
Вариант «самостоятельно» рассматривать не будем — в оптовом бизнесе вам будет чем заняться, тратить время на рутинные второстепенные процессы глупо.
Остается три возможности:
- взять бухгалтера в штат. Для молодой компании это нецелесообразно, т.к. пока нет ни задач для полноценной загрузки, ни денег на оборудование рабочего места, зарплату и отчисления в фонды. К тому же, есть риск нанять недостаточно квалифицированного бухгалтера, который угробит вам бизнес — предпринимателю сложно оценить опыт и уровень знаний кандидата;
- найти приходящего бухгалтера, который кроме вашей будет вести бухгалтерию еще в нескольких фирмах. Опять же, можно попасть на недобросовестного специалиста, который при первой же проблеме, возникшей по его вине, исчезнет с радаров;
- отдать бухучет на аутсорс специализированной компании, например, Фингуру.
Став клиентом Фингуру, вы получите не только команду бухгалтеров (по налогам, зарплате и первичке) и персонального менеджера, но и ЭЦП, сервис для электронного документооборота, удобное мобильное приложение с чат-ботом, круглосуточно выполняющим простые поручения, обслуживаемую 1С, настроенную под ваш бизнес, и финансовую гарантию на миллион рублей.
Какое ПО нужно для управления бизнесом
Поскольку основная деятельность оптовой фирмы — организация товарных потоков между производителем / поставщиком и покупателем, важно обеспечить бесперебойную работу. Для этого необходимо вести учет всех операций, которые сопровождают покупку, складирование и отгрузку товаров.
Самостоятельно — в журнале или Excel — вести учет проблематично. Предприятию оптовой торговли придется работать с десятками контрагентов, большим объемом товаров и крупными суммами. Все это необходимо строго контролировать и регулярно анализировать, а значит, не обойтись без специализированного ПО, с помощью которого можно:
- фиксировать движение товаров от поставщика до оптового покупателя;
- вести складской учет;
- отслеживать остатки товаров и планировать закупки;
- проводить инвентаризацию, контролировать взаиморасчеты с контрагентами и деятельность сотрудников;
- резервировать товар для клиентов;
- вести учет денежных средств на счетах и в кассе, контролировать платежи и задолженности, строить воронку продаж.
Кроме того, автоматизированная система учета помогает улучшить работу с клиентами с помощью CRM-системы, в которой хранится информация о них: обращения и записи переговоров, заказы, история оплат. Она также позволяет рассылать письма и составлять отчеты по сделкам.
Важно уже на старте выбрать подходящую программу для управления бизнесом, иначе позже, когда захочется ее сменить, сделать это будет сложно. Управленческое ПО постоянно наполняется данными о сотрудниках, контрагентах, сделках, движении товаров: чем больше лет компании, тем проблематичнее все перенести. Добавьте к этому необходимость переучивать сотрудников, которые обычно недовольны переменами, и убедитесь, что лучше один раз потратить время на анализ, чем потом много раз — на переезд. Опираясь на свой опыт и отзывы клиентов из сферы торговли, можем порекомендовать «1С:УНФ» и «МойСклад».
Для бесперебойной работы торговой компании важна также интеграция управленческой и бухгалтерской программ. Это помогает разгрузить сотрудников склада и отдела продаж, исключить потерю документов и ошибки в учете, из-за которых вы будете переплачивать налоги.
Подключим управленческое ПО «1С:УНФ» или «Мой склад», интегрируем его с бухгалтерией Фингуру и обучим персонал работе с системой.
Как распределить обязанности в команде
Когда определились с программным обеспечением, важно обучить персонал работе с ним и решить, кто за что отвечает.
Порядок действий такой:
- Назначьте ответственных за каждый участок: закупку товаров, их оприходование, формирование заказов и т.п. Лучше не просто проговорить роли, но и зафиксировать их на бумаге.
- Опишите процесс работы. Сотрудники должны знать, как проводить оприходования, списания и перемещения товаров, как правильно выдавать товары и что делать, если на склад поступили бракованные позиции. Для каждого процесса желательно создать пошаговую инструкцию, чтобы сотрудники могли самостоятельно решить проблему.
- Подготовьте шаблоны документов: ТТН, счетов-фактур, приходных накладных, актов приемки и т.д. Это упростит работу кладовщика и исключит ошибки.
- Обучите сотрудников работать с ПО. Подключите всех, кто будет участвовать в бизнес-процессах: специалистов отдела закупки, бухгалтера, ответственного за ввод счетов-фактур в корпоративную информационную систему. Каждому из них придется пользоваться новой программой, и лучше, если они будут хорошо ориентироваться в ее интерфейсе.
- Назначьте каждому права доступа во всех используемых программах.
Если все члены команды знают, за что отвечают и какова их роль, вероятность сбоев в работе существенно снижается.
Как протестировать работоспособность системы
Прежде чем начать полноценно работать, важно убедиться, что все процессы выстроены верно. Есть три момента, на которые важно обратить внимание:
- Проведите несколько тестовых сделок. Это необходимо, чтобы понять, как работает складская программа, по всем ли позициям ведется учет, как заполняются карточки товаров и формируется клиентская база. Также это хороший способ проверить, как сотрудники справляются с работой, есть ли у них какие-то вопросы.
- Проанализируйте логистику. Кроме технической части, важно еще раз внимательно изучить текущую деятельность и подумать, как оптимизировать процессы. В оптовой торговле через склад будет проходить множество товаров, поэтому работа должна быть грамотно организована.
- Попросите бухгалтера сделать выгрузку данных. Если обнаружатся ошибки — устраните их и примите меры по предотвращению повторений.
После того, как вы протестировали ПО, проанализировали работу склада и сотрудников, можно начинать работать.
Подведем итоги
Перед тем, как заняться оптовой торговлей, необходимо разобраться, как грамотно организовать работу.
Действовать лучше пошагово, чтобы учесть все нюансы: от того, какую систему налогообложения выбрать для оптовой торговли, до того, как распределить обязанности в команде. Иначе есть риск переплатить деньги или вовсе остаться без клиентов.
Вот на что важно обратить внимание при организации оптовой торговли:
- Определиться с системой налогообложения. ИП на УСН «Доходы минус расходы» подойдет тем предпринимателям, которые будут вести бизнес в одиночку и чьим клиентам не принципиальны счета с включенным НДС. Если планируете работать с крупными торговыми сетями, лучше открывать ООО на ОСНО.
- Выбрать коды ОКВЭД. Для оптовой торговли в новом классификаторе предусмотрен раздел G «Торговля оптовая и розничная; ремонт автотранспортных средств и мотоциклов». Один код должен быть основным — он отражает тот вид деятельности, которым вы планируете заниматься по большей части.
- Если у вас ООО и есть соучредители — создать продуманный устав компании. Иначе есть риск лишиться бизнеса из-за злого умысла партнеров.
- Зарегистрировать компанию. Если делать это самостоятельно, можете потратить время на подготовку, а в итоге получить отказ из-за банальной ошибки. Альтернатива — специализированные компании, которые подготовят документы и подадут их за вас, гарантируя результат.
- Открыть расчетный счет. Надежный банк должен соответствовать четырем основным критериям:
- иметь хорошую репутацию и высокий рейтинг;
- иметь филиалы в тех регионах, где вы планируете в будущем вести бизнес;
- бесплатно открывать расчетный счет и брать приемлемую комиссию за его обслуживание;
- выдавать кредиты бизнесу на выгодных условиях.
Используя эту инструкцию, вы сможете грамотно организовать и запустить оптовый бизнес.
Ключевые слова для этой статьи: какой ОКВЭД для оптовой торговли, какую систему налогообложения выбрать для оптовой торговли, какие налоги уплачивают ООО занимающиеся оптовой торговлей, какие нужны документы для оптовой торговли, как организовать оптовую торговлю, как заняться оптовой торговлей, как открыть оптовую торговлю, регистрация оптовой торговли
Источник