Какие продукты должны быть в офисе

Офис — это живой механизм, которому постоянно необходима “подпитка” в виде бумаги для принтера, всевозможных ручек, стикеров, папок и степлеров, кофе и воды и пр. Но как понять и посчитать сколько, чего и когда нужно заказывать, чтобы нормальная работа офиса не остановилась?

Рассказываем, какой необходимый минимум принадлежностей должен быть, чтобы все сотрудники остались довольны.

Канцтовары — заказываем нужные

Без канцтоваров и бумажных принадлежностей трудно представить нормальную работу любого офиса. Каждая компания обеспечивает своих сотрудников необходимыми для работы предметами: ручками, блокнотами, степлерами и скрепками, папками, бумагой для принтера.

Правильно укомплектованный рабочий стол сотрудника играет роль в качестве выполняемой работы. Если пишущая ручка всегда под рукой — не надо тратить время на поиск, чем подписать важный документ. Если для каждого документа есть своя папка — найти его не составит труда. Ну а когда в принтере всегда есть бумага и краска — составлять договора, печать и ксерокопировать важные документы быстро и легко.

Канцтовары — это незаменимые в работе любого офиса предметы. Они всегда должны быть в наличии.

Что нужно заказывать: важные и второстепенные канцтовары

Среди канцелярских товаров нужных для офиса можно выделить важные, без которых работа в офисе “встанет”, и второстепенные принадлежности, которые не так уж необходимы, но делают выполнение работы более комфортным.

Важные: шариковые ручки синего цвета, маркеры для досок (если, конечно, есть таковые в офисе), текстовыделители, бумага для принтера, папки-регистраторы, файлы, скрепки, степлеры и скобы к ним, калькулятор, стикеры, блокноты, лотки и подставки под документы, корректор, клей-карандаш, ножницы, скотч, дырокол, штемпельная подушка и пр.

Второстепенные товары: органайзеры с дополнительными функциями (например, с функцией усиления звука для смартфона), календари, цветная бумага, разноцветные магниты и так далее.

Многие из этих товаров заказывают один раз в несколько месяцев, а некоторые (папки и лотки для бумаг, дырокол,органайзер, степлер,калькулятор и пр.) могут служить чуть ли не вечно.

Но самые востребованные и часто исчезающие из офисных запасов — это бумага для принтера, ручки, стикеры и скобы к степлеру, файлы для документов.

Сколько нужно заказывать канцелярии

Чтобы сотрудники не остались без нужной канцелярии, рекомендуется заказывать слегка с запасом все товары. Конечно, если бюджет вам позволяет, хотя это довольно выгодная практика. Итак, как посчитать?

Канцтовары закупаются, исходя из количества сотрудников. Посчитайте, сколько в штате всего людей.

• Стандартной шариковой ручки в среднем хватает на месяц. У каждого сотрудника должно быть по 2 ручки. Хотя сейчас не так много пишут на бумаге, потому не всегда стоит заказывать ручки по количеству человек.
• Блок для записей — в стандартном блоке около 250 листов. Его хватает на месяц-два, в зависимости от потребления. У некоторых работников могут годами лежать, так и неиспользованными.
• Бумага для принтера. В одной упаковке 500 л. Предположим, что один сотрудник в день печатает по 3-5 листов. Получается в месяц на одного сотрудника надо 60-100 листов, почти ⅕ от пачки бумаги. Если у вас 30 сотрудников, то в месяц потребуется около 4-6 пачек. При этом практически в любой компании есть отделы, которые вовсе не нуждаются в ежедневном распечатывании документов, например, отдел разработки, seo-специалисты или дизайнеры. Стоит учитывать это при заказе. Если у вас большой отдел разработки, то бумаги, соответственно, будет уходить меньше. Если большой отдел продаж и кадров, то тут может и 10 пачек бумаги мало будет.
• Файлы для документов. В упаковке находится 100 шт. Рассчитывайте необходимое количество, опираясь на активность документооборота вашей компании. Иногда для штата из 30 человек требуется ежемесячно 3-4 упаковки файлов. В среднем достаточно 1-2.
• Скобы для степлера. В одной коробке содержится 1000 шт. Каждый степлер имеет специальный номер, на основании этого к нему подбираются скобы по размеру. Стандартные скобы для канцелярского степлера имеют размер 10, 24/6-8. При постоянном использовании степлера достаточно иметь в офисе 3 коробки скоб на офис из 30 человек.
• Картридж. В зависимости от типа принтера картридж может служить пару месяцев или полгода. Некоторые картриджи имеют ресурс барабана 4000 листов, соответственно, если у вас такая модель и сотрудники часто пользуются принтером, то придется раз в месяц-полтора заменять картридж.

Итог — минимум канцтоваров на офис (30 чел)

• Шариковые ручки — 20-30 шт.
• Блоки для записей — 30 шт. изначально, далее количество может быть меньше
• Бумага для принтера — 7-10 пачек при частом использовании, 3-5 — при среднем и малом.
• Файлы для документов — 1-2 упаковки.
• Скобы для степлера — 3 коробки.
• Картридж — 1 шт.

Офисная кухня — все для радости сотрудников

В каждом офисе есть маленькая кухонька, этакое место отдыха для сотрудников. Там можно обсудить с коллегами последние новости за чашечкой чая или кофе, выпить воды и просто расслабиться. Кухня в офисе — это такое же необходимое место, как и рабочий стол. Потому, на офисной кухне должны быть всегда в наличии чистая вода, чай/кофе, стаканчики, посуда, кофемашина.

Кофемашина в офисе — уже не роскошь, это обыденность, особенно с появлением услуги «аренда кофемашин бесплатно» практически каждый офис обзавелся ими.

Кофе в офисе положительно влияет на рабочую атмосферу: за чашечкой кофе можно обсудить рабочие вопросы, провести совещания или рабочую встречу, — это создает менее формальную обстановку, люди расслабляются и более свободно высказывают свои идеи.

Отсутствие кофе/воды может вызвать недовольства коллег, особенно с утра. Раздражительность и плохое настроение, безусловно, скажутся на рабочем процессе. Потому важно, чтобы такие необходимые предметы как вода, кофе и чай, одноразовые стаканчики (если вы пользуетесь ими) не заканчивались.

Сколько нужно заказывать

• Вода. Бутилированная вода стала таким же незаменимым атрибутом офиса, как и канцтовары. Часто в офисах случается, что вода закончилась, а новую партию ждать приходиться как минимум день. Чтобы избежать таких ситуаций и недовольства коллег как следствие, стоит заранее заказывать нужное количество бутылей. Как только вы видите, что осталась одна целая, запечатанная бутыль воды — заказывайте новые. В среднем на 30 человек в месяц уходит 5 бутылей воды по 19 литров.
• Кофе. Каждый сотрудник выпивает около 2-х чашек кофе в день, в месяц это получается около 40-45 чашек. 1 кг зернового кофе хватает примерно на 100 чашек. Если посчитать, то на офис из 30 сотрудников в среднем надо 7-8 кг кофе. Выгоднее, покупать сразу несколько упаковок кофе. Многие поставщики и интернет-магазины делают скидки на оптовый заказ.
• Чай. Пакетированный чай пользуется спросом на рабочих местах. Его не нужно заваривать в чайнике, можно выбрать любой вкус и тип (черный, зеленый, белый). В стандартной упаковке чая содержится 25 пакетиков. Если учесть, что каждый сотрудник в среднем выпивает по 2-3 кружки чая в день, то в месяц на офис из 30 человек нужно 50-52 упаковки чая по 25 пакетиков.
• Одноразовые стаканчики. Обычные кружки в офисе часто заменяют одноразовыми стаканчиками. В упаковке содержится 50 стаканчиков. Считать расход также: один сотрудник выпивает в день 3-4 чашки. Так, получается в месяц расходуется 36-40 упаковок одноразовых стаканчиков.

Итог — минимум на офис на кухню (30 чел)

• Вода — 5-6 бутылей по 19 л.
• Кофе — 7-8 кг
• Чай — 50-52 упаковки
• Одноразовые стаканчики — 36-40 пачек.

Не забывайте пополнять офисные запасы канцтоваров, воды, кофе и чая для бесперебойной работы. Коллеги и начальник за это скажут вам спасибо.

Часто ли на работе вы задумываетесь о питании? Нет? Что ж, очень зря. Ведь это тот незаметный фактор, который влияет на нашу работоспособность. Ну вот, к примеру, многие знакомы с чувством тяжести и сонливости после плотного обеда, мысли могут путаться, несколько часов может просто провалиться в пустоту. Отсюда невыполненный план и выговоры начальства. Всё это будет наслаиваться и медленно давить на нервы. А в чем причина? Просто переел во время бизнес-ланча.

Правильное питание помогает не только избежать периодических дискомфортов в пищеварении, но и повысить общий иммунитет. Такие изменения — не только доход фирмы, но и карьерные перспективы для сотрудника (согласно исследованиям, здоровый человек работает примерно на 20% лучше).

Но одного желания организовать правильное питание в офисе недостаточно, всегда есть объективные возможности предприятия. Необходимый распорядок рабочего дня может вынуждать отказываться от определенной диеты, размер офиса — осложнять обустройство кухни, а подходящие кейтеринги не подойти по бюджету.  
Давайте постараемся разобрать все варианты организации питания в офисе, их плюсы и минусы.

Правильное питание в офисе

Как питаться в офисе правильно

Есть несколько простых правил, которые помогут устроить рабочую диету в офисе:

• Обращайте внимание на завтрак, ведь он обеспечивает начало дня и помогает организму встроиться в ритм. Используйте в нём легкоусваемые и питательные продукты — соки, фрукты и каши.
• Не увлекайтесь дробным питанием, если только у вас нет больших физических нагрузок, и уж тем более не ешьте высокие углеводы чаще двух раз в день. Сухие перекусы — это плохо.
• Ешьте размеренно, не торопитесь. Быстрые обеды приводят к перееданию и ведут к сонливости и пищеварительным проблемам.

Этими правилами советуют пользоваться большинство диетологов.

Есть несколько вариантов, как можно организовать правильное питания для сотрудников в офисе, исходя из возможностей компании. Рассмотрим каждый из них.

Кухня в офисе

Базовый вариант для сколько-нибудь крупных коллективов. Он не требует слишком много места, особого содержания, контрактов и новых сотрудников. Как правило, в нем есть лишь минимальный набор кухонной утвари: чайник, кулер с водой, тарелки и столовые приборы. В чуть более современном варианте появляется холодильник и микроволновка, однако никакого намека на домашнюю (и тем более ресторанную) кухню тут нет. Обычно сотрудники приносят с собой контейнеры с едой и обедают прямо за рабочим столом или в кухонной зоне.

Тем не менее, даже с таким узким набором возможностей из кухни можно сделать что-то большее, чем место для кофе и пряников.

Одним из дешевых, но действенных вариантов является быстрозавариваемая каша с сухофруктами, с которой хорошо начинать день. Можно сразу закупать пару коробок.

Отличным решением будет корзинка с фруктами на столе — сочные плоды вместо сухого перекуса помогают избежать перееданий, к тому же, в них много витаминов и сахаров, помогающих работе мозга.

Стандартный набор фруктов это:

• сытные и питательные бананы
• сладкие мандарины
• яблоки и груши

Фрукты можно использовать для приготовления свежих соков и салатов, добавлять в каши и десерты. Единственный минус — возможная аллергия. Однако вряд ли это будет распространенной проблемой среди сотрудников.

Мини-бар руководителя

Если при организации питания сотрудников надо помнить в первую очередь о диетах и распорядке дня, то обеспечение руководителя требует особого подхода, в силу того, что именно руководитель является лицом компании. Как в общении с сотрудниками, так и в переговорах с партнерами, важно использовать разные инструменты, и одним из них является содержимое мини-бара. Что там должно быть?

• Алкоголь. Конкретное наполнение сильно зависит от предпочтений руководителя, однако наличие водки, виски и вина — стандартный набор из трёх «В», который должен быть в любом мини-баре. Само собой, за исключением случаев, когда руководитель не пьет. Часто набор дополняется вермутом, коньяком, джином и т.д. Очень важно не скупиться на качество, ведь мини-бар — это статусная вещь, как часы и запонки.
• Минеральная вода. Последний совет по алкоголю работает и с водой. Хоть бутылка воды за 700 рублей часто является объектом шуток, подобная бутылка хорошей, артезианской воды может спасти от жажды и помочь собраться с мыслями. Посреди жаркого рабочего дня, конечно, можно выпить вина или обычной воды из кулера, но гораздо приятнее и полезнее пить такую, насыщенную микроэлементами воду.

Бизнес-ланч в ближайших кафе

Как правило, это самый простой и распространенный способ питания сотрудников, который позволяет им выбирать рацион и затраты на него. За последние десять лет культура бизнес-ланчей претерпела сильные изменения: они стали неотъемлемым атрибутом любого кафе, а стандартные комплексные обеды сменились на меню с дешевыми, но качественными блюдами. Однако такие простые решения всегда имеют множество «но».

• Практика бизнес-ланчей вынуждает людей есть быстро и много. На обед, как правило отводится час, но за это время довольно сложно уместить и поиск места, и ожидание, и сам прием пищи. А во время быстрой трапезы чувство сытости приходит уже после перенасыщения. Переедание же не способствует улучшению здоровья и работоспособности. Организм бросает все средства на переработку пищи, а избытки её откладывает в виде жира. Отсюда частая сонливость.
• Возможность выйти из офиса важна в контексте распорядка дня. В это время сотрудники могут назначить нерабочие встречи и вообще отдохнуть от офисной жизни. С одной стороны, эта небольшая степень свободы способствует эмоциональной разрядке, с другой — она приводит к частым опозданиям. Важно задать вопрос: А что вам важнее? Строгость расписания или доверие сотрудников? Универсального ответа тут не найти.
• Выделение компанией дотаций на питание сотрудников. В этом случае дотации должны быть регламентированы, а не просто выданы на руки. Ведь иначе они будут восприниматься как надбавка к зарплате или лишний повод погулять подольше. Хорошим вариантом решения дилеммы будет заключение соглашения с одним из местных кафе: составив диетическую карту и определив размер стимулирующей скидки работодатель получит здоровых подчиненных, сотрудники — экономию на вкусной еде, а кафе — постоянных клиентов и улучшенное прогнозирование по потреблению продуктов.

Неоспоримым плюсом бизнес-ланчей является отсутствие необходимости в отдельном кухонном помещении в офисе. Это позволяет экономить на аренде и сократить долю сухих перекусов в рабочее время.

Организация обедов на предприятии

Одним из проверенных способов обустройства питания на предприятии является столовая. С точки зрения питания у неё много плюсов:

• Понятная аудитория и хорошо прогнозируемые траты
• Контроль за качеством питания и диетической нормой
• Эффективное использование обеденного времени, которое не тратится на путь до кафе и обратно.

Есть и организационные преимущества столовой. К примеру, американский психолог Якоб Морено использовал изучение поведения сотрудника в столовой, чтобы реорганизовать рабочие группы в отделах. Результатом стало улучшение работоспособности коллективов. Общий прием пищи сплачивает коллектив, а потому столовая полезна и в этом случае.

Наконец, по практике, существовавшей еще в Советском Союзе, можно использовать большие помещения для проведения неофициальных мероприятий среди сотрудников.

Но и у столовой есть значительные минусы. И самый главный из них — площади. Для обустройства столовой нужен большой зал и кухня, которые могут себе позволить далеко не все компании. Вместе с площадью самого кафетерия должна подразумеваться и кухня, оборудованная для приготовления полноценных обедов с достаточным ассортиментом. Требуется найм нового персонала, поиск поставщиков продуктов, соблюдение санитарных норм, осуществление регулярных закупок и многое другое. Именно из-за таких сложных организационных задач кафетерии могут себе позволить только крупные компании по типу заводов и фабрик, для которых вопросы поставок и территорий для столовой оказываются малыми по масштабу.

Кейтеринги

Кейтеринг — это выездное обслуживание организацией питания. Говоря про офисы, мы подразумеваем контракт на поставку пищи, и конечно, такой контракт имеет множество преимуществ:

• Качество еды. Знать, что сотрудники не пойдут в Макдональдс, а будут есть здоровую пищу дорогого стоит.
• Четкое расписание. Компания знает, когда приедет еда и сколько времени потребуется на неё. С таким знанием можно спокойно давать лишние полчаса сотруднику на личные встречи, которые все равно были бы в рамках бизнес-ланча.
• Учитываются вкусы сотрудников, что всегда приятно. Представьте, что у вас есть сотрудник-вегетарианец, а в ближайших кафе он может разве что перекусить салатиком. Как много времени, сил и денег у него уйдет просто на нормальный обед?

Есть, конечно, и минусы.

• Бюджет. На договор с кейтеринговыми компаниями потребуется отдельная статья, и если вы уже имели другие порядки в офисе, то перейти на кейтеринг без убытков будет довольно сложно.
• Скорее всего, потребуется помещение для обеда, вмещающее чуть большее, чем кулер, чайник и печеньки. Соображение простое — ведь еда за рабочим столом чревата грязью.
• Меню кейтеринга всегда ограничено.