Какие продукты относятся к садд

Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота

На рынке представлен достаточно широкий спектр систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий вариант: только для автоматизации функций делопроизводства или же для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: “конструкторы” и “коробки”. Коробочное решение – это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе “конструктора” стоит отметить несколько его особенностей. Установка и настройка такой системы почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. Проект по внедрению и сопровождению подобной системы является более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.

Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом скорее подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеется подробная документация, список типовых ошибок, т.е. все прелести типового решения, в том числе и умеренная цена.

Из коробочных решений можно назвать такие, как “Гран-Док”, “ДЕЛО”, “Евфрат-документооборот”, из конструкторов – почти все западные разработки, а также Landocs, “БОСС-Референт”, “Золушка”.

Для заказчика важно, чтобы система учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может одновременно учитывать всю полноту потребностей различных организаций.

Перечислим несколько наиболее распространенных систем.

“БОСС-Референт”, “АйТи” (www.it.ru)

Система относится к категории конструкторов. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство. Особенностью системы “БОСС-Референт” является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов, ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

“ДЕЛО”, “Электронные Офисные Системы” (www.eos.ru)

“ДЕЛО” – это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.

Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов, это подсистема “Архивное дело”, которая может использоваться и как отдельный продукт, опции “ЭЦП и шифрование”, “Мастер паролей”, “Дело-Web”, “Поточное сканирование”, что позволяет заказчику выбрать необходимый именно ему набор функций.

Система может использоваться и небольшими организациями – для автоматизации бумажного делопроизводства, и крупными предприятиями – для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.

“Золушка”, НТЦ ИРМ (www.mdi.ru)

Программный продукт компании “НТЦ ИРМ” состоит из нескольких модулей: “Служебная корреспонденция”, “Решения и распоряжения”, “Письма граждан”, которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.

Продукт хорошо подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.

“Евфрат-документооборот”, Cognitive Technologies (www.evfrat.ru)

Коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.

Система состоит из нескольких модулей: “АРМ Пользователя”, “АРМ Администратора”, “Дизайнер форм”, “Менеджер журналов и отчетов”, “Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей”, “Архивариус” и рассчитана на использование в рамках как отдельного подразделения, так и организации в целом.

Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому кругу организаций. На сайте компании подчеркивается, что “Евфрат-документооборот” подходит для малого и среднего бизнеса.

Первоначально для автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей. С появлением интегрированных пакетов офисных систем все эти средства были объединены под стандартным интерфейсом.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разных носителях является применение интегрированных систем. Они обеспечивают следующее:

• • соответствие типов документов в предлагаемой технологии их обработки требованиям и стандартам, устанавливаемым в организации;
• • масштабируемость и модифицируемость системы при изменении требований пользователя в перспективе;
• • базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области ПО.

К самым распространенным программным средствам реализации офисных автоматизированных информационных систем относятся:

• • Lotus Notes (фирма-производитель Lotus Development);
• • AV Object Office (фирма-производитель Data General);
• • Prefect Office (фирма-производитель Novell Application Group);
• • Borland Office (фирма-производитель Borland Word Perfect);
• • Microsoft Office (фирма-производитель Microsoft);
• • OCIS (фирма-производитель Office Communication — Information Systems Nixdorf (SNI)).

Электронные таблицы:

• • Lotus 1-2-3;
• • Excel;
• • Quattro Pro 5.0, 6.0 for Windows.

Текстовые процессоры:

• • MS Word Perfect for Windows;
• • MS Word for Windows;
• • Comfo text.

СУБД:

• • Lotus Approach;
• • ORACLE, INFORMIX, SYBASE;
• • Paradox 5.0 for Windows;
• • Access;
• • ComfoBase на основе стандарта SQL.

Электронная почта:

• • Lotus cc-Mail /Notes Mail;
• • AV on GO Office;
• • Grup Wise;
• • Object Echange;
• • MS Mail for Windows;
• • Mail X.UnixMail.

Графические системы:

• • Lotus Free-lance;
• • AV Image;
• • AppWare;
• • Power Point for Windows;
• • MS Paint-brush, MS Power Point.

Системы документооборота:

• • Work Flow;
• • Agent — система рассылки;
• • публикация документов в сети Envoy;
• • Work Group Enable Kit;
• • OnTime.

Создав таблиц

* «art | J И J & & w ^ Информационные техн,.. || db 1 :баавданных(.,

NUM

2D ? « О 20:26

Системы-планировщики:

• • Lotus Organiser;
• • InfoCentral for Windows;
• • Doculive1.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем все эти средства были объединены стандартным интерфейсом и стали также использоваться для поддержки делопроизводства. Их преимущества в следующем: общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена, менее жесткие за счет использования общих модулей требования к ресурсам. Стандартный базовый набор приложений: текстовый процессор, электронная таблица, СУБД часто расширяется программами презентации, системами электронной почты и т. д.

Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

• • четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;
• • отслеживание всего комплекса работы с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль за сроками исполнения, отчеты и т. д.;
• • ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству.

Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в режиме реального времени, поскольку данная технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от самих документов: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их ко-

пиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Другая особенность — относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, высокая степень их стандартизации1.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения безбумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. К системам автоматизации данной технологии относятся:

• • Дело-96 (компания «Электронные офисные системы»);
• • Система Золушка — WIN. Служебная корреспонденция. НТЦ ИРМ, г. Москва.

Западная технология. Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. Западная технология имеет следующие особенности:

• • преимущественно горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
• • отсутствие централизованного контроля;
• • регистрация документов непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. При этом спсциатизированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается.

Программные системы данного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка программных систем на эти модели.

К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем:

• • DocsOpen (PC DOCS);
• • LinkWorks (DEC);
• • Staffware (Staffware P LS);
• • Lotus Notes (Lotus — IBM).

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

• • система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
• • система Ирида компании IBS, Москва (Lotus Notes);
• • комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
• • система Золушка—Кабинет НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
• • решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen).
• • решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
• • система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

Собственные разработки российских компаний:

• • система Land Docs компании «Ланит»;
• • система Effect Office компании «Гарант International»;
• • система Документ2000 компании Telecom Service;
• • система Крон компании «Анкей»;
• • система Евфрат компании Cognitive Technologies.

Существующие системы автоматизации ДОУ в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. В пособии это программное обеспечение мы называем системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В последние годы в России стремительно растет рынок САДД. Так, за 2004 г. рост продаж этих программных продуктов превысил 100%. На российском рынке представлены отечественные разработчики и их автоматизированные системы, такие, как фирма 1 С (1С:Архив), компании Cognitive Technologies (Евфрат-документооборот), DIRECTUM [DIRECTUM), Naumen [NauDoc), Амтел (TilosDoc), ГНПП «Гранит-Центр» (Гран-Док), ИнтерТраст [Company MediaTM), Лаборатория 3 ИТ (ЛЕТОГРАФ), Ланит [LanDocs), НТЦ ИРМ [DIS:системы автоматизации делопроизводства и документооборота), СофтИнтегро (ДокМенед- жер), Оптима [OPTiMAWorkFlow), Электронные офисные системы, ЭОС (Дело), а также крупнейшие западные производители этого программного обеспечения, например, компании ЕМС Documentum, Hummingbird и др.

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

• • в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;
• • быть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;
• • обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

В 2001 г. по решению Европейской комиссии был разработан европейский стандарт к системам автоматизации делопроизводства MoReg (Model Requirements for Management of Electronic Records, https://www.cornwell.co.uk/moreg.html, русский перевод доступен на сайте www.gdm.ru). Стандарт описывает типовые требования к системе автоматизации делопроизводства, а также требования к управлению электронными документами. Он не содержит отраслевой или национальной специфики и может быть легко адаптирован для применения в любой стране.

Российская «Гильдия управляющих документацией», объединяющая пользователей и разработчиков систем электронного документооборота, начала активное продвижение MoReg в России и создает систему добровольной сертификации программных продуктов и решений по электронному документообороту. Подтверждение соответствия требованиям MoReg даст программному продукту дополнительные конкурентные преимущества на рынке программного обеспечения по автоматизации ДОУ.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» [68]. Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив[1].

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) — программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе MS SQL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы — так называемые справочники (см. п. 6.3). В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, — сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник — «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог — это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.

Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица — работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота — корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо — владелец кабинета — может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

• • получает данные о документах, направленных ему на обработку;
• • выполняет необходимые действия;
• • направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.

При регистрации документа в САДД (см. п. 6.3) создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией — в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов (см. п. 6.5).

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:

• • единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;
• • регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;
• • ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
• • пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• • контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;
• • контроль за своевременным и правильным исполнением документов;
• • поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;
• • создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;
• • составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;
• • предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;
• • хранение РК и электронных образов документов;
• • списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;
• • протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

САДД «Дело» также способна выполнять основные функции архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов — ЭОС — система «Архивное дело», которая:

• • принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;
• • по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;
• • ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;
• • позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы [73]:

• • приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;
• • приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;
• • положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);
• • руководство пользователей САДД.

При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции — определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами — создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.