Какие реквизиты содержаться в заявлении

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
наименование организации;
справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

от руки или в печатном виде;
называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;
писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дается 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

факт принятия документа;
дата (обязательно!);
должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

Давыдов 17.09.2015

Резюме

Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

[1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник

4. Форма заявления заполняется с использованием программного обеспечения либо вручную.

При использовании для заполнения формы заявления программного обеспечения печать знаков должна выполняться заглавными буквами, шрифтом Courier New высотой 18 пунктов, черным цветом.

Заполнение формы заявления вручную осуществляется чернилами черного, фиолетового или синего цвета заглавными печатными буквами, если иное не установлено настоящими Требованиями.

5. Каждому показателю в форме заявления соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель.

Исключение составляют показатели, значениями которых являются дата, число в виде простой дроби, проценты, денежные единицы, коды по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности.

6. Для указания даты используются по порядку слева направо три поля, разделенные знаком “.” (“точка”): день (поле из двух знакомест), месяц (поле из двух знакомест) и год (поле из четырех знакомест). При этом день и месяц с первого по девятый указываются двумя цифрами – 01, 02, 03 и так далее.

Пример заполнения:

7. Простой дроби или процентам соответствуют два поля, разделенные в первом случае знаком “/” (“косая черта”), во втором – знаком “.” (“точка”). Первое поле соответствует числителю правильной дроби (целой части числа, обозначающей проценты), второе – знаменателю правильной дроби (дробной части числа, обозначающей проценты). При этом первое поле выравнивается по правому краю, второе – по левому. В случае если проценты состоят только из целой части числа, второе поле (после знака “.” (точка) может не заполняться.

Примеры заполнения:

Проценты

Простая дробь

8. Для показателя, выраженного в денежных единицах (размер уставного/складочного капитала, уставного/паевого фонда, номинальная стоимость доли), используется два поля, разделенных знаком “.” (“точка”). В первом поле указывается значение показателя, состоящее из целых денежных единиц или целых денежных единиц и части денежной единицы в виде простой дроби, во втором – из части денежной единицы в виде целого числа. При этом первое поле выравнивается по правому краю, второе – по левому. В случае если показатель состоит из целых денежных единиц или целых денежных единиц и части денежной единицы в виде простой дроби, второе поле (после знака “.” (точка) может не заполняться.

Примеры заполнения:

размер уставного капитала 10 000 рублей размер

размер

рублей

размер уставного капитала 123 456 рублей 70 копеек

размер

рублей

размер уставного капитала акционерного общества 75 319 560 40/91 рубля

Размер

рублей

номинальная стоимость доли в уставном капитале 2 500 рублей

Номинальная стоимость доли

рублей

номинальная стоимость доли в уставном капитале 1 428.57 рубля

Номинальная стоимость доли

рублей

номинальная стоимость доли одного из трех участников общества с ограниченной ответственностью, владеющих равными долями в уставном капитале общества, составляющем 10 000 рублей

Номинальная стоимость доли

рублей

9. Для показателя, значением которого является код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, используются три поля, разделенные знаком “.” (“точка”). Заполнение показателя осуществляется слева направо в соответствии с цифровым значением кода по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2). При этом указывается не менее четырех цифровых знаков кода.

Примеры заполнения:

Код основного вида деятельности	1	.	1	1	.

Код основного вида деятельности	1	.	1	1	.	1

Код основного вида деятельности	1	.	1	1	.	1	1

10. Показатели, содержащие цифровое обозначение, за исключением показателей, указанных в пунктах 6 – 9 настоящих Требований, заполняются слева направо, начиная с крайнего левого знакоместа.

11. При заполнении показателя “Серия и номер документа” при наличии в документе соответствующих реквизитов сначала указывается серия, а затем через пустое знакоместо – номер. При наличии в серии и (или) номере документа пробела, при заполнении такого реквизита пробел отображается в виде пустого знакоместа.

Пример заполнения:

серия и номер паспорта гражданина Российской Федерации

Серия и номер документа

12. Номер телефона, который указывается в форме заявления, должен представлять собой номер мобильной связи или стационарного телефона. Номер телефона указывается в формате: код страны (например, “+7”), код города (до 5 знаков) или код мобильного оператора связи (до 3 знаков), номер телефона без пробелов, прочерков, скобок.

Пример заполнения:

Номер контактного телефона заявителя

13. Текстовые поля формы заявления заполняются слева направо, начиная с крайнего левого знакоместа.

При написании текстового значения, состоящего из нескольких слов либо слов, цифр, знаков, которые должны быть написаны слитно, пустое знакоместо между такими словами (цифрами, символами) оставаться не должно.

При написании текстового значения, состоящего из нескольких слов либо слов, цифр, символов, между словами (цифрами, символами), которые должны быть написаны раздельно, должно оставаться одно пустое знакоместо.

Если текстовое значение не помещается на одной строке текстового поля, состоящего из нескольких строк, написание текстового значения осуществляется с учетом следующего:

а) в конце строки указывается столько символов (букв, цифр, знаков), сколько поместится в оставшихся знакоместах, а остальные символы заполняются с крайнего левого знакоместа следующей строки. Знак переноса в слове при этом не ставится:

Примеры написания наименования юридического лица:

Публичное акционерное общество “РомашкаПлюс-7”

“

–

“

Публичное акционерное общество “Ромашка Плюс-7”

“

–

“

Публичное акционерное общество “Ромашка-Плюс7”

“

–

“

б) слово или несколько слов, цифра, знак переносятся на следующую строку. При этом оставшиеся пустыми на предыдущей строке знакоместа определяются как одиночный пробел.

Примеры написания наименования юридического лица:

Публичное акционерное общество “Ромашка Плюс-7”

–

в) если слово (цифра, знак) закончилось на последнем знакоместе строки, то написание следующего слова (цифры, знака), которое пишется раздельно с предыдущим словом (цифрой, знаком), начинается со второго знакоместа следующей строки, а первое знакоместо остается не заполненным (пустым).

Образец написания наименования юридического лица.

Общество с ограниченной ответственностью “Ромашка-Плюс 7”

–

Допускается заполнение текстового поля с использованием одновременно нескольких указанных в настоящем пункте способов написания текстового значения.

14. Указание в форме заявления сведений о месте нахождения и адресе юридического лица, адресе места жительства физического лица, регистрируемого (зарегистрированного) в качестве индивидуального предпринимателя, осуществляется в структурированном виде в соответствии со сведениями, содержащимися в Государственном адресном реестре. Структура адреса, последовательность адресообразующих элементов установлена Правилами присвоения, изменения и аннулирования адресов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 19 ноября 2014 г. N 1221 “Об утверждении Правил присвоения, изменения и аннулирования адресов” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 48, ст. 6861; 2018, N 53, ст. 8666).

При написании адреса используются сокращенные наименования видов населенных пунктов и типов следующих за населенным пунктом адресообразующих элементов в соответствии с Правилами сокращенного наименования адресообразующих элементов, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 ноября 2015 г. N 171н “Об утверждении Перечня элементов планировочной структуры, элементов улично-дорожной сети, элементов объектов адресации, типов зданий (сооружений), помещений, используемых в качестве реквизитов адреса, и Правил сокращенного наименования адресообразующих элементов” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 декабря 2015 г., регистрационный номер 40069) с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 16 октября 2018 г. N 207н “О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 5 ноября 2015 г. N 171н “Об утверждении Перечня элементов планировочной структуры, элементов улично-дорожной сети, элементов объектов адресации, типов зданий (сооружений), помещений, используемых в качестве реквизитов адреса, и Правил сокращенного наименования адресообразующих элементов” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 ноября 2018 г., регистрационный номер 52649) и от 17 июня 2019 г. N 97н “О внесении изменения в Перечень сокращенных наименований видов субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, населенных пунктов, элементов планировочной структуры, элементов улично-дорожной сети и идентификационных элементов объекта адресации, являющийся приложением к Правилам сокращенного наименования адресообразующих элементов, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 ноября 2015 г. N 171н” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 июля 2019 г., регистрационный номер 55197).

15. В показателе, значением которого является адрес электронной почты, указывается адрес электронной почты, который состоит из двух частей, разделенных символом “@”. В левой части указывается имя почтового ящика (например, “info2020”), в правой части указывается доменное имя сервера (например, “mail.ru” или “yandex.ru”), на котором располагается почтовый ящик.

Пример заполнения:

Адрес электронной почты юридического лица

16. Указание в форме заявления на необходимость ограничения доступа к сведениям о юридическом лице допускается в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 3 августа 2018 г. N 290-ФЗ “О международных компаниях и международных фондах” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 32, ст. 5083, N 53, ст. 8411; ст. 8440; 2019, N 48, ст. 6739), постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июня 2019 г. N 729 “Об определении случаев, в которых доступ к содержащимся в Едином государственном реестре юридических лиц сведениям (документам, содержащим сведения) о юридическом лице может быть ограничен” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 24, ст. 3089).

17. Наличие в заявлении исправлений, дописок (приписок) не допускается.

18. Незаполненные (пустые) листы, а также полностью незаполненные (пустые) страницы многостраничных листов формы заявления в состав представляемого в территориальный орган ФНС России заявления включать не требуется.

19. После заполнения необходимых показателей формы заявления и его комплектования с учетом положений пункта 18 настоящих Требований проставляется сквозная нумерация страниц заявления в поле “Стр.”, расположенном в верхней части каждой страницы формы заявления. Показатель номера страницы, имеющий три знакоместа, записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа, следующим образом: для первой страницы – 001, для, например, шестнадцатой – 016.

20. При распечатывании формы заявления для заполнения вручную или при заполнении формы заявления с использованием програм