Какой составляют документ на поставку продуктов
Поставки сырья или готовой продукции – важная часть работы многих предприятий и основа для стабильного функционирования торговой отрасли. Но каждая операция должна быть произведена с обязательным соблюдением норм законодательства. Поэтому важно знать, как правильно оформить документы на поставку товара.
Полный перечень необходимых документов
Предварительный этап
Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне – поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.
Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).
Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.
Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.
Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль – выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.
Пакет документов для заключения договора поставки
- устав компании, а также учредительный договор,
- свидетельство о госрегистрации,
- выписка из ЕГРЮЛ,
- свидетельство о постановке на учет в ФНС,
- лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),
Предоставленная информация поможет:
- проверить законность регистрации предприятия;
- узнать, действительно ли работает ли организация;
- проверить платежеспособность контрагента;
- выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.
После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.
Первичные документы поставки
Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.
Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.
Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные
Документ | Первичный или нет | Пояснение |
Договор | Нет | Фиксирует намерения совершить сделку, а не хозяйственную операцию |
Да | Если факт проведения сделки в документе указывается – то есть прописано, что передача активов уже произошла | |
Счет | Нет | Предлагает одному из участников произвести оплату: нет указания, что какая-либо хозяйственная операция уже произошла |
Счет-фактура | Да | Обязателен к оплате и дает основание для вычета НДС |
Накладная | Да | Фиксирует факт передачи материальных ценностей |
Акт передачи/приема выполненных работ (услуг) | Да | Фиксирует факт выполнения обязательств и конкретные подробности (наименование работ/услуг, место, дату выполнения и пр.) |
Путевой лист | Да | Показывает движение автомобиля ,фиксирует работу перевозчика, водителя, расход топлива и т.п. |
Выписка со счета | Да | Подтверждает совершение платежа |
Калькуляция | Нет | Содержит обоснование стоимости продукции, то есть общую информацию, а описывает конкретную операцию |
Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.
Какие документы нужны при поставке товара
Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.
Накладные
Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).
Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.
Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.
Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:
- от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
- от покупателя – уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» – лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.
В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик – оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.
Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.
Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.
Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.
Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.
Счет и счет-фактура
Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.
Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.
Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Типовая форма счета-фактуры прилагается.
В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.
Акт выполненных работ
О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:
- название и реквизиты обеих сторон,
- номер и дата составления акта,
- реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
- наименование проделанных работ, их количество, цена и общая стоимость,
- указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
- подписи уполномоченных лиц и печати компаний.
Прочие документы на поставку товара
Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:
- владелец транспортного средства;
- данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
- информация о ТС,
- показатели автомобильных счетчиков,
- информация о прохождении техосмотра.
Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.
При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.
Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.
Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.
Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).
Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.
Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.
Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Источник
Договор поставки продовольственных товаров
г. _____________ | (дата заключения договора) |
(Полное наименование хозяйствующего субъекта, осуществляющего поставку продовольственных товаров), именуемый в дальнейшем “Поставщик”, в лице (должность, Ф. И. О.), действующего на основании (Устава, Положения, Доверенности), с одной стороны и
(полное наименование хозяйствующего субъекта, осуществляющего торговую деятельность), именуемый в дальнейшем “Покупатель”, в лице (должность, Ф. И. О.), действующего на основании (Устава, Положения, Доверенности), с другой стороны, а вместе именуемые “Стороны”, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Поставщик обязуется передать Покупателю продовольственные товары в обусловленные настоящим договором сроки, а Покупатель обязуется принять и оплатить их.
1.2. Ассортимент и количество продовольственных товаров определяются в спецификациях, которые согласовываются Сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора.
1.3. Получателем товаров является (покупатель или иное лицо).
2. Качество товара
2.1. Поставщик гарантирует, что поставляемые по настоящему договору товары соответствуют по качеству действующим в РФ ГОСТам, техническим условиям (ТУ), медико-биологическим требованиям и санитарным нормам качества продовольственного сырья и пищевых продуктов, а также удовлетворяют требованиям, установленным федеральным законом от 02.01.2000 г. N 29-ФЗ “О качестве и безопасности пищевых продуктов”.
2.2. Качество поставляемых по настоящему договору товаров подтверждается действующими сертификатами соответствия и прочими документами, подтверждающими соответствие качества товара действующим в РФ требованиям.
Срок действия сертификатов соответствия должен иметь силу в течение всего срока годности/реализации товаров. Сертификаты соответствия входят в состав комплекта сопроводительной документации на товар и в обязательном порядке передаются Покупателю.
2.3. Товар должен быть надлежащим образом упакован и замаркирован в соответствии с ГОСТами и ТУ. Тара должна обеспечивать сохранность товара при транспортировке и хранении и исключать свободный доступ к нему.
2.4. Сопроводительные документы на товар оформляются на русском языке и должны содержать необходимый и достаточный объем информации о товаре.
2.5. Поставщик обязан поставить товар с остаточным сроком годности не менее 50%.
2.6. Покупатель вправе возвратить Поставщику продовольственные товары с истекшим сроком реализации, только в случаях, если возврат таких товаров допускается или предусмотрен законодательством Российской Федерации.
Возврат товаров будет производиться по цене ____________ (это может быть та же цена, по которой товар был продан покупателю, либо цена с дисконтом).
Примечание. Хлеб и хлебобулочные изделия могут находиться в продаже на предприятиях торговли после выхода из печи не более срока, установленного в п. 3.11.8. Санитарных правил и норм СанПиН 2.3.4.545-96 “Производство хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий”, утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 25 сентября 1996 г. N 20). По истечении этих сроков продажа хлеба и хлебобулочных изделий запрещается, и они подлежат изъятию из торгового зала и возвращаются поставщику как черствые.
3. Периоды и порядок поставки товаров
3.1. Товары поставляются в течение срока действия договора отдельными партиями.
3.2. Периоды поставки отдельных партий – ____________.
3.3. График поставки товаров: (декадный, суточный, часовой и т.п.).
3.4. Досрочная поставка товаров может производиться с согласия Покупателя. Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в следующем периоде.
3.5. Поставка товаров осуществляется путем отгрузки (передачи) товаров Получателю, указанному в настоящем договоре.
3.6. Доставка товаров осуществляется Поставщиком путем отгрузки их (указать вид транспорта).
4. Приемка продовольственных товаров Покупателем
4.1. Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие продовольственных товаров, поставленных в соответствии с настоящим договором.
4.2. Принятые Покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок ____________.
Покупатель (получатель) обязан в этот же срок проверить количество и качество принятых товаров и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить Поставщика.
4.3. В случае получения поставленных товаров от транспортной организации Покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законами и иными правовыми актами, регулирующими деятельность транспорта.
4.4. Поставщик, допустивший недопоставку товаров в отдельном периоде поставки, обязан восполнить недопоставленное количество товаров в следующем периоде (периодах) в пределах срока действия настоящего договора.
4.5. Покупатель вправе, уведомив Поставщика, отказаться от принятия товаров, поставка которых просрочена. Товары, поставленные до получения Поставщиком уведомления, Покупатель обязан принять и оплатить.
4.6. Ассортимент товаров, недопоставка которых подлежит восполнению, определяется соглашением Сторон. При отсутствии такого соглашения Поставщик обязан восполнить недопоставленное количество товаров в ассортименте, установленном для того периода, в котором допущена недопоставка.
4.7. Поставка товаров одного наименования в большем количестве, чем предусмотрено договором поставки, не засчитывается в покрытие недопоставки товаров другого наименования, входящих в тот же ассортимент, и подлежит восполнению, кроме случаев, когда такая поставка произведена с предварительного письменного согласия Покупателя.
5. Права и обязанности Сторон
5.1. Поставщик обязан:
5.1.1. Отгружать товар в адрес Получателя указанным транспортом в согласованные сроки.
5.1.2. Извещать надлежащим образом получателя об отправке товара, а также направлять ему другие извещения, требующиеся ему для осуществления обычно необходимых мер для принятия поставки товара.
5.1.3. Предоставлять Покупателю транспортные и сопроводительные документы.
5.1.4. За свой счет обеспечить упаковку и тару, необходимую для поставки продовольственных товаров.
5.1.5. В случае недопоставки товаров в отдельном периоде поставки, восполнить недопоставленное количество товаров в следующем периоде (периодах) в пределах срока действия настоящего договора.
5.2. Покупатель (получатель) обязан:
5.2.1. Оплатить поставляемые товары с соблюдением порядка и формы расчетов, предусмотренных настоящим договором.
5.2.2. Совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие продовольственных товаров, поставляемых в соответствии с настоящим договором.
5.2.3. Возвратить Поставщику многооборотную тару и средства пакетирования, в которых поступил товар, в месте отгрузки во время следующей поставки товаров или в любое другое время по требованию Поставщика.
5.3. Покупатель (получатель) вправе отказаться от оплаты товаров ненадлежащего качества, а если такие товары оплачены, потребовать возврата уплаченных сумм впредь до замены товара.
Примечание. Права и обязанности хозяйствующих субъектов, осуществляющих торговую деятельность, и хозяйствующих субъектов, осуществляющих поставку продовольственных товаров, в связи с заключением и исполнением договора поставки продовольственных товаров предусмотрены ст. 9 Федерального закона от 28 декабря 2009 г. N 381-ФЗ “Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации”
6. Переход рисков, связанных с товаром
6.1. Поставщик несет все риски, потери или повреждения товара до момента его поставки Получателю.
6.2. Получатель несет все риски, потери или повреждения товара с момента его получения.
7. Цена и порядок расчетов
7.1. Покупатель оплачивает поставляемые ему Поставщиком товары по ценам, указанным в спецификации.
7.2. В случае, если федеральными законами предусмотрено государственное регулирование цен на отдельные виды товаров, торговых надбавок (наценок) к ценам на них (в том числе установление их предельных (максимального и (или) минимального) уровней органами государственной власти), цены на такие товары, торговые надбавки (наценки) к ценам на них устанавливаются в соответствии с указанными федеральными законами, а также принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами данных органов государственной власти и (или) нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
7.3. Перечень отдельных видов социально значимых продовольственных товаров первой необходимости и порядок установления предельно допустимых розничных цен на них устанавливаются Правительством Российской Федерации.
7.4. Оплата производится в безналичном порядке за каждую партию товара отдельно по следующим правилам:
7.4.1. Продовольственные товары, на которые срок годности установлен менее чем десять дней, подлежат оплате в срок не позднее чем десять рабочих дней со дня приемки таких товаров Покупателем (получателем).
7.4.2. Продовольственные товары, на которые срок годности установлен от десяти до тридцати дней включительно, подлежат оплате в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня приемки таких товаров Покупателем (получателем).
7.4.3. Продовольственные товары, на которые срок годности установлен свыше тридцати дней, а также алкогольная продукция, произведенная на территории Российской Федерации, подлежат оплате в срок не позднее чем сорок пять календарных дней со дня приемки таких товаров Покупателем (получателем).
7.5. Оплата продовольственных товаров в срок, установленный правилами, определенными пунктом 7.4. настоящего договора, осуществляется при условии исполнения Поставщиком обязанности по передаче документов, относящихся к поставкам таких товаров.
7.6. В случае, если Поставщик не передает или отказывается передать Покупателю документы, которые он должен передать, сроки оплаты продовольственных товаров, установленные правилами, определенными пунктом 7.4. настоящего договора, увеличиваются на период предоставления Поставщиком по запросу Покупателя указанных документов.
7.7. Стороны пришли к соглашению о включении в цену настоящего договора вознаграждения, выплачиваемого Покупателю в связи с приобретением им у Поставщика определенного количества продовольственных товаров – (вписать нужное количество).
Размер вознаграждения составляет (вписать нужное (не может превышать десять процентов от цены приобретенных продовольственных товаров)). Размер указанного вознаграждения не учитывается при определении цены продовольственных товаров.
Не допускается выплата указанного вознаграждения в связи с приобретением Покупателем отдельных видов социально значимых продовольственных товаров, указанных в перечне, установленном Правительством Российской Федерации.
8. Ответственность Сторон
8.1. В случае существенного нарушения требований к качеству товара Поставщик обязан по выбору Покупателя вернуть ему уплаченную за товар сумму или заменить товар ненадлежащего качества товаром, соответствующим требованиям, предъявляемым к данному виду продовольственных товаров.
8.2. За недопоставку или просрочку поставки товаров Поставщик уплачивает Покупателю неустойку в размере ______% от стоимости всей партии товаров за каждый день просрочки до фактического исполнения обязательства.
8.3. За несвоевременную оплату переданного в соответствии с настоящим договором товара Покупатель уплачивает Поставщику неустойку в размере ______% от суммы задолженности за каждый день просрочки.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящий договор может быть изменен или расторгнут по соглашению Сторон, а также в одностороннем порядке в случае существенного нарушения договора одной из Сторон.
9.2. Нарушение договора Поставщиком предполагается существенным в случаях:
- поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;
- неоднократного нарушения сроков поставки товаров.
9.3. Нарушение договора Покупателем предполагается существенным в случаях неоднократного нарушения сроков оплаты товаров.
9.4. Настоящий договор считается измененным или расторгнутым с момента получения одной Стороной уведомления другой Стороны об одностороннем отказе от исполнения договора полностью или частично, если иной срок расторжения или изменения договора не предусмотрен в уведомлении.
9.5. Любые изменения и дополнения к настоящему договору имеют юридическую силу, если они составлены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами.
9.6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, – по одному для каждой из Сторон.
9.7. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до (указать срок).
9.8. В случае если ни одна из Сторон после истечения срока действия договора не заявит о его расторжении, то договор продлевается на тех же условиях на тот же срок.
9.9. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, Стороны руководствуются Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 28 декабря 2009 г. N 381-ФЗ “Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации”, Законом Российской Федерации от 7 февраля 1992 года N 2300-I “О защите прав потребителей”, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами субъектов Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
10. Реквизиты и подписи Сторон
Поставщик | Покупатель |
____________ Поставщик ____________ М. П. | ____________ Покупатель ____________ М. П. |
Источник