В каком процессе управления создается продукт проекта

В каком процессе управления создается продукт проекта thumbnail

процессы управления бизнес-процессами

Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы Управления Проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.

Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.

Эта глава представляет собой введение в концепцию управления проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.

Процессы проекта

Проект состоит из процессов. Процесс – это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

  1. Процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее).
  2. Процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Группы процессов

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

  • процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
  • процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
  • процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
  • процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
  • процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
  • процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Наложение групп процессов в фазеНаложение групп процессов в фазе

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами – результат выполнения одного становится исходной информацией для другого…

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Взаимосвязи процессов

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

  1. Входы — документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.
  2. Выходы — документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.
  3. Методы и средства — механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.

Процессы инициации

Инициация включает единственный подпроцесс — Авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования

процессы планирования, исполнения и контроля

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

  1. Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
  2. Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.
Читайте также:  Пентон в каких продуктах содержится

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта – это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Основные процессы планирования

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.

К основным процессам планирования относятся:

  1. Планирование целей — разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта),
  2. Декомпозиция целей — декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,
  3. Определение состава операций (работ) проекта — составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,
  4. Определение взаимосвязей операций — составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,
  5. Оценка длительностей или объемов работ — оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций,
  6. Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта — определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
  7. Назначение ресурсов — определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
  8. Оценка стоимостей — определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
  9. Составление расписания выполнения работ — определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
  10. Оценка бюджета — приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
  11. Разработка плана исполнения проекта — интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
  12. Определение критериев успеха — разработка критериев оценки исполнения проекта.

Вспомогательные процессы планирования

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта.

Такие процессы включают в себя:

  1. Планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
  2. Планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
  3. Назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
  4. Планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
  5. Идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
  6. Оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
  7. Разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
  8. Планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
  9. Подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

  • учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
  • подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
  • подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
  • выбор поставщиков — оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
  • контроль контрактов — контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
  • развитие команды проекта — повышение квалификации участников команды проекта.
Читайте также:  Какие продукты можно вывозить из польши

Процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.

На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

  • анализ сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
  • анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
  • анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
  • подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

  • оценку исполнения — анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
  • анализ ресурсов — определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

Процессы управления

Управление исполнением проекта — это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.

Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

  • общее управление изменениями — определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.
  • управление ресурсами — внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
  • управление целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
  • управление качеством — разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
Читайте также:  Какие продукты взять в долгую дорогу

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

  • управление рисками — реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
  • управление контрактами — координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

  • закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.
  • административное завершение — подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Автор: Либерзон В.

Источник

В самом общем виде методология проектного менеджмента определяет и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide):

  • Инициации проекта

  • Планирования

  • Организации исполнения;

  • Контроля исполнения;

  • Завершения проекта.

В каком процессе управления создается продукт проекта

Группы процессов управления проектами

(согласно стандарту PMBOK Guide 3-d Edition)

Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

Инициация проекта может включать следующие процедуры:

  • Разработка концепции проекта:

    • Анализ проблемы и потребности в проекте;

    • Сбор исходных данных;

    • Определение целей и задач проекта;

    • Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.

  • Рассмотрение и утверждение концепции.

  • Принятие решения о начале проекта:

    • Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.

Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

  • Планирование целей и содержания проекта

  • Планирование затрат и финансирования проекта

  • Организационное планирование

  • Разработку сводного плана проекта.

При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта .

Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.

Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:

  • Распределение функциональных обязанностей и ответственности

  • Постановку системы отчетности

  • Организацию контроля выполнения расписания проекта

  • Организацию контроля затрат по проекту

  • Организацию контроля качества

  • Распределение информации в проекте

  • Подготовку и заключение контрактов

В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.

Контроль исполнения проекта – процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.

Контроль проекта может включать следующие процедуры:

  • Сбор отчетности о ходе работ по проекту

  • Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)

  • Прогнозирование достижения целей проекта

  • Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий

  • Принятие решений о воздействиях и изменениях

Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.

Завершение проекта может включать следующие процедуры:

  • Сдача результатов проекта Заказчику;

  • Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);

  • Заключительный отчет по проекту и проектная документация;

  • Список открытых вопросов и заключительных работ;

  • Разрешение всех спорных вопросов

  • Роспуск команды проекта

  • Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.

В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.

Источник