Вопрос какая информация содержится по итогам работы подразделения за неделю

содержание ..

1
2

4
5
6
7
8
9
10 ..

4. ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ СТРОИТЕЛЬНОГО
ОПЕРАТИВНО-ДИСПЕТЧЕРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

4.1. Оперативная информация должна отражать ход строительства объектов и
позволять своевременно принимать решения, обеспечивающие ритмичность
выполнения строительно-монтажных работ в установленные графиком сроки.

4.2. Оперативная информация включает плановые задания по строительству,
распоряжения по их корректировке и сведения о ходе выполнения
строительномонтажных работ в течение суток, итоговые данные за сутки и
за неделю.

4.3. Оперативная информация подразделяется на периодическую и текущую.

4.4. Периодическая информация регламентируется по содержанию и срокам ее
представления (сутки, неделя). Показатели периодической информации в
системе оперативно-диспетчерского управления определяются
недельио-суточными графиками производства строительно-монтажных работ и
графиками обеспечения объектов строительства материальными ресурсами,
средствами механизации и автотранспортом, а также распоряжениями
руководства строительной организации. Формы недельно-суточных графиков
даны в прил. 1 (формы 1—8).

4.5. Текущая информация содержит сообщения о неувязках в работе,
возникающих в течение суток (смены), и решения по регулированию работ с
целью полного выполнения недельно-суточных графиков.

4.6. Текущую информацию, поступающую с объектов строительства в
диспетчерские пункты в течение суток

(смены), должны составлять данные о нарушениях
установленного ритма производства работ по различным причинам:
неподготовленность фронта работ, нарушение сроков доставки на объекты
строительства раствора, бетона, изделий, оборудования и других
материально-технических ресурсов; некомплектность поставляемых
конструкций, изделий, оборудования; отсутствие, недостаточность или
неисправность строительных машин, механизмов и автотранспорта,
необеспеченность рабочими; стихийные бедствия, аварийные и другие
происшествия.

4.7. Текущую информацию, поступающую в. течение суток (смены) от
диспетчеров или руководства вышестоящих организаций, должны составлять
оперативные решения и указания только по тем вопросам, которые не могут
быть приняты самостоятельно диспетчерами или руководством
подведомственных подразделений и исполнителями работ.

4.8. Информация по итогам работы подразделений за сутки (смену) должна
содержать данные:

об итогах выполнения работ подведомственными подразделениями и
субподрядными организациями по показателям недельно-суточных графиков;

о степени готовности объектов к сдаче в эксплуатацию;

об основных недостатках в выполнении недельно-суточных графиков
производства строительно-монтажных работ и материально-технического
обеспечения;

о причинах отклонения сроков и объемов выполненных работ от плановых.

4.9. Информация по итогам работы подразделений за неделю должна
содержать данные об итогах выполнения работ за каждые сутки.

4.10. Сбор, обработка и передача оперативной информации о ходе
строительства осуществляются диспетчерской службой с использованием
средств связи, организационной и вычислительной техники.

4.11. В процессе сбора и передачи информации необходимо
руководствоваться требованиями: диспетчерские пункты каждого уровня
управления должны получать только ту информацию, которая необходима для
четкого управления строительным производством; информация должна быть
достоверной и краткой, но достаточно полной для принятия решений по
устранению выявленных недостатков.

содержание ..

1
2

4
5
6
7
8
9
10 ..

Источник

У многих сотрудников, кто письменно отчитывается о работе каждый день или неделю, слово «отчет» вызывает неоднозначную реакцию.

«Мы тратим много времени на его написание, а могли бы использовать его на работу» — примерно так говорит большинство. Руководитель в этом случае, как считают подчиненные — тот, «кому нечем заняться», и потому контролирует каждый их шаг.

Андрей Черныш рассказывает, как отчеты помогают повысить эффективность работы сотрудников и как их грамотно составлять.

Если сотрудникам иногда отчитаться о работе сложнее, чем ее сделать, стоит обратить внимание на несколько моментов:

Отчет — это подробная хронология действия, что было сделано за рабочий день или неделю. Это описание результата работы сотрудника. Важно, не как сотрудники пытались что-то сделать, а что именно сделали
Если отчеты становятся формальными, то разделы, по которым сотрудники должны отчитываться, возможно, требуют корректировки

О чем должны отчитываться сотрудники

Отчет должен показать продуктивность использования рабочего времени и насколько сотрудники справляются с задачами. Любой отчет, если он не составляется и отправляется автоматизировано (например, через CRM) должен отображать, от кого и когда он отправлен, за какой период составлен.

Разделы должны показывать:

Результаты и достижения за определенный период времени (в нашем случае это день или неделя). Чаще всего это выполненные задачи, поставленные в предыдущем отчете. К примеру, в планах на следующую неделю значилась доработка сайта компании. Результатом можно отметить закрытие задачи. Отмечая достижения, важны количественные показатели: цифры, факты
Проблемы, для решения которых нужна помощь от руководства. Этот раздел помогает быстро решать оперативные вопросы. При этом важно предлагать план действий
Проблемы, которые возникают в ходе работы, и варианты их решения
Запланированные, но не выполненные задачи. Здесь важно не просто указать причину, по которой они не были сделаны, а что делается, чтобы ее устранить
Планы на следующий отчетный период. Стоит ранжировать задачи по приоритетам, к примеру, важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и т.д.

В отчет можно включить пункт, в котором сотрудники смогут задать вопросы лично руководителю (при необходимости). В некоторых случаях полезно кратко указать перечисление встреч, обсуждений и договоренностей. Это могут быть договоренности с клиентами, партнерами, коллегами из другого подразделения компании и т.п. Стоит указывать, сколько времени потрачено на эти встречи, чтобы понимать реально оставшееся время на выполнение задач.

Фото с сайта static45.siliconrus.cmtt.ru

Что от отчета ждут руководители

По тому, как написан отчет, можно составить «картинку» не только о профессиональных, но и о личных качествах сотрудника. Давайте посмотрим на отчет глазами руководителя.

Обычно считается, что еженедельные (или ежедневные) отчеты, которые пишут сотрудники, – это всего лишь инструмент контроля за их временем. Мне кажется, что у таких отчетов — совсем другие основные функции:

Во-первых, это экономия времени — гораздо эффективнее получать регулярно от сотрудников записки и быстро их прочитывать, чем сумбурно «вылавливать» каждого и долго опрашивать, что сделано и нет ли каких проблем
Во-вторых, это структурирование работы тех, кто отчитывается. Когда подчиненный вынужден писать отчеты, он осмысливает и организует свою работу. Ему приходят новые идеи, он чувствует дедлайн отчета, и это его подстегивает эффективнее использовать рабочее время
В-третьих, неизбежность отчета, а не сам руководитель, хоть немножко воспитывает в сотрудниках самодисциплину

Исходя из этих функций, я сложил для себя оптимальную систему — не идеальную для любой ситуации, но подходящую для многих. Но прежде чем рассказать о ней, хочу поделиться еще тремя замечаниями.

Отчетность (т.е. фиксация факта) малополезна, если нет плана.

Поэтому уважаемым руководителям, прежде чем заставлять сотрудников отчитываться, сначала придется заставить себя наладить процедуру планирования, а также регулярно составлять (или согласовывать) планы.

Если не будет планов по количеству встреч и звонков (для специалистов по работе с клиентами), по объемам продаж (для продавцов), по стратегическим задачам (для руководителей) и т.д., то ваши подчиненные сами будут вами управлять, отчитываясь о чем им вздумается.

Отчеты, написанные сотрудниками, работают зачастую только на экономию времени и не дают идеального (да честного говоря — никакого) контроля.

Такой отчет — субъективный взгляд сотрудника на выполняемые им задачи, чреватый ошибками. Ведь даже самый дисциплинированный из них может что-то забыть, что-то приукрасить, о чем-то умолчать.

Поэтому прежде чем требовать от сотрудников отчетность, позанимайтесь лучше автоматизацией того, о чем может отчитываться. Для этого можно внедрить в компании CRM (если системы у вас еще нет), управленческий учет или корпоративный портал и т.д. И отслеживать таким образом KPI: количество звонков, чек-листы по выполненным задачам, выполнение финансового плана и т.д.

Не надо требовать от сотрудников объективности в отчетах, это бесполезно.

Пусть объективные данные собираются из автоматизированных программ или от других служб, занимающихся учетом.

МНЕ В ОТЧЕТАХ СОТРУДНИКОВ КАК РАЗ ИНТЕРЕСНО ТО, ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОСЧИТАТЬ, В ТОМ ЧИСЛЕ И ИХ СУБЪЕКТИВНОЕ МНЕНИЕ — КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ И ПОЧЕМУ НЕ РЕШАЮТСЯ, КАКИЕ НОВЫЕ ИДЕИ ВОЗНИКЛИ, КАК, ПО ЕГО ОЩУЩЕНИЯМ, МЫ ПРОДВИНУЛИСЬ К НАШИМ ЦЕЛЯМ ИЛИ ВООБЩЕ ПОШЛИ НЕ ТУДА.

Резюмируя вышесказанное, самыми удобными способами отчетности для меня является два (могут применяться одновременно):

1. Еженедельный полуавтоматизированный отчет, составленный по принципу 5/15. Это значит, что на этот отчет у руководителя должно быть не больше 5 минут на прочтение и у сотрудника не больше 15 минут на его подготовку.

Этот отчет должен содержать автоматизированную и неавтоматизированную части. В автоматизированную часть включаются цифровые показатели, сравнение с планом и чек-лист по выполненным задачам. Неавтоматизированная часть состоит из личных комментариев сотрудника по следующим вопросам:

Причины невыполнения или ухудшения показателей и задач из автоматизированной части
Возникшие проблемы, предложения по решению, просьбы к руководству
Идеи по улучшению работы

2. Ежемесячная (для сотрудников) и ежеквартальная (для руководителей) презентация на 3−5 слайдах, содержащая:

Укрупненный анализ показателей и задач (в графике или диаграмме)
Содержательные, написанные «с умом» выводы о прошедшем периоде — что самого важного и приоритетного удалось добиться, чего не удалось и почему
Предложения по принципиальному изменению планов, логике работы, новым приоритетам и т.д.

————————————————————————————————-

Больше про эффективность персонала и компании на сайте “Ключевых решений”

Источник

Менеджмент
190831
0

эксперт по системному управлению

Точность — вежливость королей, но обязанность для их подданных
Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Рабочее время сотрудников зачастую утекает на разговоры о погоде, бесконечные кофепития, копание в социальных сетях и… на неэффективное решение типовых задач!

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” .
Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “Ежедневное и еженедельное планирование: Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников”.
Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Первые рабочие отчёты некоторых ваших подчинённых могут неприятно удивить. Они об этом знают, поэтому будьте готовы, что ежедневным отчётам обрадуются далеко не все.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
“Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Основная выгода от ежедневных отчётов для сотрудника — непрерывный профессиональный апгрейд с помощью руководителя.

Требования к составу рабочего отчёта

Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
Достигнутый результат. (пример: “Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров”). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Скриншот №2. Пример результата задачи.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило – 07:19. В “Часы за свой счет” писать “00:41” плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Иногда рабочий отчёт бывает лишним. Также не рассчитывайте на лёгкое внедрение его в своей компании “с наскока”. И это далеко не все грабли на пути.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Источник